Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
La facture électronique est une facture créée, envoyée, reçue et conservée dans un format numérique et structuré. Elle doit être archivée pendant dix ans.
Selon l’article 289 du Code général des impôts, pour qu’une facture soit reconnue comme « électronique », elle doit respecter trois critères fondamentaux :
L’authenticité de son origine : pour garantir que l’identité de l’émetteur est bien celle qui est mentionnée dans les données du document ;
La lisibilité : le fichier doit être lisible par tous ;
L’intégrité de son contenu : la facture ne peut être modifiée ou falsifiée durant toute la durée de sa conservation légale.
Attention ! Une facture imprimée puis numérisée pour être envoyée et réceptionnée par messagerie électronique ou une facture PDF envoyée par e-mail, ne sont pas des factures électroniques. On parle ici de factures dématérialisées.
Créer une facture électronique conforme
Pour être conforme, une e-facture doit obligatoirement respecter un format précis et comporter des mentions supplémentaires à celles déjà en vigueur.
Les mentions obligatoires sur une e-facture
Une facture électronique doit contenir les mentions légales habituelles ; mais également quatre nouvelles mentions pour être valide :
le numéro SIREN du client ;
la nature de la transaction effectuée (livraison de bien ou prestation de service) ;
l’adresse de livraison des biens ou de réalisation de la prestation si elle est différente de l’adresse du client ;
la mention "option pour le paiement de la taxe d’après les débits", lorsque le prestataire ou l’entreprise a opté pour le paiement de la TVA d’après les débits.
Bon à savoir : en utilisant un outil conforme à la future réglementation, les nouvelles mentions obligatoires seront ajoutées automatiquement à la facture !
Les différents formats électroniques structurés
La facture électronique doit être présentée sous un format spécifique, conforme aux normes imposées par l’administration fiscale, et comporter un socle minimum de données structurées. L’objectif est de créer un modèle unique permettant le traitement automatique et instantané des données et leur sécurisation par des systèmes informatiques.
Le gouvernement a retenu trois types de formats de facture électronique possibles :
Le format Factur-X :
Le format Cross Industry Invoice (CII)
Le format Universal Business Language (UBL)
Le format Factur-X est celui le plus plébiscité par les différents acteurs de la réforme. Il s’agit d’un format mixte, dit format hybride, qui combine un fichier PDF pour une lecture humaine et un fichier structuré au format XML lisible par les machines.
Avec Pennylane, vous pouvez déjà envoyer et recevoir des factures électroniques au format Factur-X.
Le CII et l’UBL sont tous les deux des formats structurés. Il s’agit de fichiers entièrement conçus pour être lus et traités par des systèmes informatiques. Ils sont composés de données organisées selon une structure précise comme XML.
À partir de septembre 2026, il ne sera donc plus possible de créer de factures via des solutions de bureautique classiques. Les entreprises devront utiliser un outil de facturation qui propose au moins l’un de ces trois formats. En cas de non-respect, les textes prévoient des sanctions telles qu'une amende de 15 euros par facture non conforme, plafonnée à 15 000 € par an.
Comment émettre une facture électronique ?
À compter de la date d’obligation, une facture électronique ne pourra plus être adressée directement par une entreprise à une autre entreprise. Tous les flux de facturation passeront par des intermédiaires privés de dématérialisation.
Les différents types de plateforme
D’ici à septembre 2026, les entreprises et les cabinets d’experts-comptables devront émettre et recevoir leurs e-factures via des plateformes numériques de dématérialisation. Zoom sur les options disponibles.
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)
Les PDP sont des intermédiaires privés certifiés et enregistrés auprès de l’administration fiscale pour émettre et recevoir des factures électroniques. Pour être habilitées, les PDP doivent respecter un cahier des charges strict et précisé par décret. L’immatriculation délivrée par la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques) a une durée de trois ans renouvelable.
À ce jour, certaines plateformes, comme Pennylane, ont déjà obtenu leur immatriculation PDP. Toutes les plateformes de dématérialisation partenaires de l’administration détiennent la certification ISO27001, qui garantit la mise en place d’un système de sécurité efficace pour protéger les informations sensibles, en assurant leur confidentialité, leur intégrité et leur disponibilité. Découvrez la liste des PDP.
Les Opérateurs de Dématérialisation (OD)
Un OD est un prestataire intermédiaire spécialisé dans la facturation électronique. Attention, les OD ne sont pas certifiés par l’État pour transmettre directement les e-factures ou les données fiscales. Ils doivent obligatoirement passer par une PDP certifiée pour assurer ces transmissions. Leur mission principale consiste donc à fournir un accompagnement fonctionnel et technologique pour les entreprises en permettant de convertir des factures au format électronique et en proposant des outils d’aide à la gestion administrative.
Le Portail Public de Facturation (PPF)
Le PPF est une plateforme gratuite mise en place par l’État. Initialement proposé comme l’alternative publique aux PDP, le PPF n’assurera finalement pas l’échange d’e-factures. Le futur rôle du PPF reste encore incertain. Il devrait se concentrer sur la gestion de l’annuaire des assujettis et la collecte de la TVA et des informations de e-reporting TVA pour la DGFIP.
Comment choisir une PDP ?
Les PDP vont jouer un rôle central dans la transmission de factures électroniques. Pour choisir sa plateforme de dématérialisation partenaire, une entreprise doit étudier des critères clés :
La conformité : la plateforme doit être immatriculée par l’administration ;
L’accessibilité et la sécurité des données : les informations relatives aux moyens mis en œuvre pour la protection des données doivent être facilement accessibles ;
La simplicité et l’ergonomie : la PDP doit répondre efficacement et simplement aux besoins de chaque entreprise ;
Les fonctionnalités : certaines PDP proposent des services et des fonctionnalités avancées (suivi de trésorerie, comptabilité, compte pro,…) ;
Le coût : les tarifs mensuels ou annuels sont différents d’une plateforme à une autre. Pennylane a fait le choix de proposer son service de facturation électronique gratuitement en l’incluant dans ses différents abonnements.
