La réforme de la facture électronique en France
On en parle depuis 2022 : la réforme de la facture électronique entre dans le cadre de la loi de finances 2022, rectifiée pour 2024. Par cette réforme, le gouvernement entend moderniser les échanges de factures entre les entreprises.
Depuis 2020, la facturation électronique, ou e-invoicing, est obligatoire pour les entreprises et les services publics opérant avec les administrations locales, territoriales et étatiques. La plateforme Chorus Pro permet d’émettre, de transmettre et de recevoir des factures entièrement dématérialisées.
Bientôt, toutes les entreprises devront être capables de recevoir, dans un premier temps, puis d’émettre et de transmettre, dans un second temps, toutes les factures.
💡 Bon à savoir :
En plus d’être éditées au format réglementaire, les factures électroniques devront toutes transiter par des plateformes de dématérialisation privées ou publiques, selon la nature des opérations.
Pour les opérations entre entreprises privées, il s’agira de plateformes de dématérialisation partenaires (PDP). Comprenez des prestataires privés et immatriculés.
Pour les opérations entre entités publiques ou entre entités publiques et entreprises privées, il faudra transmettre les factures via le PPF (portail public de facturation). Une plateforme gratuite, aussi accessible pour les opérateurs privés émettant un faible nombre de factures.
La facture électronique ou e-invoicing
La facture électronique est bien plus qu’un document envoyé au format numérique. Éditée dans un format spécifique, elle présente divers avantages, tant pour l’administration fiscale que pour les entreprises.
Qu'est-ce qu'une facture électronique ?
Une facture électronique est une facture contenant un socle de données structurées pour tous les échanges B2B entre entreprises privées de droit français.
On entend parler, à tort, de facture dématérialisée pour définir ce qu’est une facture électronique. Or, ce sont deux choses bien différentes. Une facture dématérialisée n’est rien d’autre qu’un document envoyé sous un format autre que papier (PDF, doc, xml, jpeg…).
Il existe trois formats de facture électronique : UBL (universal business language), CII (cross industry invoice) ou Factur-X (format hybride).
🔎 Zoom sur la Factur-X
Dans son outil de facturation, Pennylane propose déjà le format Factur-X, qui est le plus plébiscité pour sa praticité. Il regroupe un fichier PDF lisible par l’humain et un fichier XML comportant les données structurées de la facture pouvant être déchiffrées par un outil informatique pour une fiabilité sans faille.
Avantages de la facturation électronique
La facture électronique permet le traitement automatique et instantané des données par des systèmes informatiques. Sa mise en place présente d’autres avantages :
Simplifier les échanges entre l’administration fiscale et les entreprises ;
Limiter les erreurs ;
Raccourcir les délais de traitement et donc, de paiement ;
Alléger la charge administrative des entreprises ;
Lutter contre la fraude fiscale.
En savoir plus sur les avantages de la facture électronique.
E-reporting, qu’est-ce que c’est ?
La réforme de la facture électronique porte également sur la transmission de certaines données à l’administration fiscale. Un dispositif appelé e-reporting.
Le e-reporting, ou déclaration de données, consiste à transmettre à l’administration fiscale les données de transactions et de paiement pour tous les échanges :
B2C (avec des particuliers) ;
internationaux (livraison et acquisition intracommunautaires, exports).
Ces transactions n’étant pas concernées par la facturation électronique, l’e-reporting est un moyen pour le fisc de contrôler et de recouper ces données avec les opérations bancaires entrantes et sortantes des entreprises concernées.
On peut assimiler l’e-reporting à un déclaration de TVA en continu. Mais gardez à l’esprit que l’obligation d’e-reporting ne remplace pas (pour le moment) les déclarations de TVA mensuelles, trimestrielles ou annuelles.
💡 Bon à savoir :
L’e-reporting fait partie intégrante de la réforme. À ce titre, il suit le même calendrier, que nous vous présentons plus bas.
Qui est concerné par la facture électronique et l’e-reporting ?
L’e-invoicing et l’e-reporting concernent toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA.
Les entreprises, tous statuts juridiques et toutes tailles confondus sont concernées par la réforme. Les micro-entrepreneurs non redevables de la TVA sont également soumis à l’obligation de facturation électronique. En effet, même s’ils n’appliquent pas la TVA (parce que leur chiffre d’affaires ne dépasse pas les seuils fixés), ils restent assujettis à cette taxe.
Ne sont donc pas concernés par l’e-invoicing :
les opérations exonérées de TVA ;
les importations et exportations ;
les associations non assujetties ;
la facturation aux particuliers ;
les opérations intra-communautaires.
Toutes ces opérations, dispensées de facturation électronique, sont, en revanche, concernées par l’e-reporting.
💡 Bon à savoir :
Les entreprises établies dans les territoires de Guyane, Mayotte, Saint-Pierre et Miquelon, Saint-Barthélemy, Saint-Martin, Nouvelle-Calédonie, Polynésie française, Wallis-et-Futuna (et les Terres australes et antarctiques françaises) ne sont pas concernées par la facturation électronique. Toutefois, les assujettis à la TVA établis en France métropolitaine ont l’obligation d’effectuer un e-reporting sur les opérations réalisées avec les communautés d’Outre-Mer (COM).
Retrouvez les informations détaillées dans notre article “Qui est concerné par la facture électronique ?”
Le calendrier de la réforme de la facture électronique
L’entrée en vigueur de la réforme était initialement prévue pour le 1er juillet 2024. Pour des raisons d’organisation et afin de laisser davantage de temps aux entreprises et à l’administration fiscale de préparer cette transition, le gouvernement a acté le report de la réforme en août 2023. Voici le nouveau calendrier de la réforme de la facture électronique :
Phases de déploiement de la facturation électronique en France
L’entrée en vigueur de la facture électronique est donc fixée, pour l’heure, au 1er septembre 2026. Attention, plusieurs phases de déploiement sont prévues :
La mise à disposition d’un annuaire central. Mis en place par l’AIFE (l’agence informatique de l’Etat) et prochainement accessible, il permettra de référencer tous les assujettis à la TVA et les plateformes en réception qu’ils auront mandatées. Il permet notamment de router les factures à la bonne personne et au bon endroit
Une première phase pilote avec quelques PDP sélectionnées.
Une seconde phase pilote à plus grande échelle avec des entreprises volontaires et à laquelle Pennylane a été sélectionnée avec la mention Excellente.
L’obligation de recevoir des factures électroniques pour tous les assujettis à la TVA établis en France.
L’obligation progressive d’émettre et de transmettre des factures électroniques ainsi que d’effectuer un e-reporting.
Dates clés pour les différentes tailles d'entreprises
Vous l’aurez compris, un calendrier précis a été établi par le gouvernement pour une mise en place progressive de la réforme sur la facture électronique :
Février 2025 : mise à disposition de l’annuaire central.
1er semestre 2025 : mini-pilote avec les premières PDP.
2nd semestre 2025 : pilote en conditions réelles avec les acteurs volontaires (PDP et entreprises).
1er septembre 2026 : Obligation de réception de factures électroniques pour toutes les entreprises françaises. Et obligation d’émission de facture électronique et d’e-reporting pour les grandes entreprises (GE) et les entreprises de taille intermédiaire (ETI).
1er septembre 2027 : obligation d’émission de facture électronique et d’e-reporting pour les micro-entreprises, TPE et PME.
Comment fonctionne la facturation électronique ?
Penchons-nous maintenant sur le fonctionnement de la facture électronique. Quel est le processus d’émission et comment doit-elle être archivée ?
Processus d'émission d'une facture électronique
Fini la rédaction manuscrite des factures sur carnets carbone ou via un logiciel de traitement de texte ou de tableur. Finie aussi l’exportation d’une facture au format PDF standard.
Pour émettre une facture électronique, vous aurez deux possibilités :
Conserver vos outils de facturation actuels ;
Transférer la facturation sur la PDP de votre choix.
💡 Explications :
Vous pourrez générer vos factures aux formats réglementaires (UBL, CII ou hybride) via votre outil de facturation interne ou externe (OD), en ayant pris soin auparavant de contrôler sa compatibilité avec la PDP que vous aurez choisie. Dans le cas d’un OD, assurez-vous qu’il réponde aux normes de l’industrie (notamment la norme ISO 27 001 pour la sécurité de l’information).
Pennylane est un OD et une PDP immatriculée, sous réserve et certifiée ISO 27 001 depuis août 2023.
Pour être conforme, une facture électronique devra comporter, en plus des mentions obligatoires actuelles, ces nouvelles mentions obligatoires :
le numéro d’identification de l'assujetti et du client (SIREN) ;
l’adresse de livraison des biens si elle est différente de celle du client ;
la nature des opérations qui se limite à la livraison de biens, aux prestations de services ou aux deux ;
la mention "option pour le paiement de la taxe d’après les débits", lorsque le prestataire a opté pour le paiement de la TVA d’après les débits (lors de la facturation) au lieu de la TVA sur les encaissements.
Cycle de vie d'une facture électronique : de l'émission à l'archivage
Pour faire court, voici le cycle de vie d’une facture électronique :
Émission > transmission > réception > intégration dans la comptabilité > archivage.
Avec la mise en place de la facturation électronique, c’en sera terminé de la transmission directe par mail entre le prestataire/vendeur et le client. L’envoi sera désormais intermédié par le biais d’une plateforme de dématérialisation, les fameuses PDP.
Après son émission, la facture sera transmise via la PDP de l'entreprise émettrice vers la PDP du client destinataire.
Une fois validée par le client, traitée et réglée, la facture électronique sera archivée pendant 6 ans, contre 10 pour les factures papier.
💡 Bon à savoir :
Concernant le stockage de ces factures, vous devrez opter pour un système de stockage dématérialisé (cloud) ou un logiciel de comptabilité sécurisé garantissant l’intégrité des données. Certaines PDP proposent une fonctionnalité d’archivage à valeur probante. Une option que proposera Pennylane courant 2025.
Solutions pour passer à la facture électronique
La facturation électronique peut être perçue comme un véritable défi pour les entreprises, car elle engendre des changements importants. Afin de réussir votre transition dans les meilleures conditions, voici nos conseils pour passer à la facture électronique :
1. Faites un état des lieux de vos outils et de vos processus. l’objectif est d’identifier vos flux de facturation (émission, réception, validation, conservation) et de contrôler leur compatibilité avec la facturation électronique.
2. Appliquez dès maintenant la réglementation en ajoutant les nouvelles mentions légales obligatoires et en respectant les formats prochainement imposés.
3. Comparez les plateformes et leurs fonctionnalités afin de choisir la PDP qui vous convient. Vous pouvez choisir plusieurs plateformes et même des plateformes différentes pour l’émission et la réception, même si nous ne pouvons que vous recommander de tout centraliser pour optimiser votre gestion.
🔎 Zoom sur notre solution :
Pennylane est une PDP immatriculée, sous réserve, mais pas seulement ! Nous sommes le seul outil 4-en-1 du marché (outil de production, outil de gestion/OD, compte pro, et PDP). À ce titre, nous proposons une multitude de services adaptés. La fonctionnalité PDP de Pennylane est intégrée gratuitement et déjà accessible pour nos clients, même avant l’entrée en vigueur de la réforme.
4. Formez vos collaborateurs aux nouvelles règles et à l’utilisation des nouveaux outils.
5. Informer vos clients et fournisseurs par le biais de guides des bonnes pratiques ou de newsletters. 6. Rapprochez-vous de votre expert-comptable, qu’il soit interne ou externe à votre entreprise, afin d’être conseillé au mieux sur cette transition technologique.
Impact de la réforme de la facture électronique pour les entreprises
La réforme va entraîner des changements au sein des entreprises. Bien qu’il s’agisse d’une obligation, la facture électronique apporte aussi son lot d’avantages… et de sanctions en cas de manquement. On vous explique tout ce que ça va changer pour vous.
De nouvelles obligations liées à la facturation électronique pour les entreprises
Inscription à une PDP pour la réception des factures électroniques, dans un premier temps.
Nouvelles mentions obligatoires sur les factures.
Émission de factures comportant des données structurées au format UBL, CII ou hybride (Factur-X, par exemple)
Interdiction de transmettre une facture par un autre biais qu’une PDP ou que Chorus.
Transmission des données de transactions (e-reporting).
Les avantages de la facture électronique pour les entreprises
Voyez le bon côté de la facturation électronique avec Pennylane. La réforme vous permettra de :
Accélérer votre digitalisation ;
Gagner en temps et en fiabilité, et donc de booster votre productivité.
Améliorer le suivi de vos factures.
Optimiser la collaboration comptable.
Réorganiser les missions entre votre comptable et votre entreprise.
Un risque de sanctions en cas de non respect de la réforme de la facture électronique
Le non-respect de la réforme à sa date d’entrée en vigueur entraînera des sanctions pour votre entreprise :
pour chaque facture non émise électroniquement : 15 €.
pour chaque manquement au e-reporting : 250 €.
Dans les deux cas, la 1ère infraction commise ne sera pas sanctionnée et le plafond est fixé à 15 000 € par année civile.
Impact de la RFE sur les cabinets comptables
Les nouvelles obligations pour les experts-comptables
En tant qu’expert-comptable, vous pourrez être sollicité pour transmettre des factures ou effectuer les e-reportings pour le compte de vos clients.
De même, ces derniers pourront vous mandater pour assurer l’archivage de leurs factures électroniques ainsi que le contrôle de la conformité de celles-ci.
Les enjeux liés à la facture électronique pour les cabinets
L’anticipation et l’adaptation seront les maîtres-mots des experts-comptables. Ils vont jouer un rôle crucial de conseiller et d’accompagnant dans la transition. Une transition qu’ils doivent, eux aussi, opérer dans leurs pratiques.
L’enjeu tient dans cette capacité d’adaptation, indispensable pour rester compétitif. La réforme sera une opportunité de fidéliser votre parc client et d’attirer de nouveaux prospects, en proposant des services adaptés à la réforme.
Pennylane accompagne les experts-comptables dans cette transition en leur proposant des fonctionnalités indispensables :
Récupération automatisée des flux de facturation
Outil de production comptable complet
Suivi continu du cycle de vie des factures
Saisie et lettrage automatisés en continu
Automatisation du e-reporting des données
Délégation de missions (facturation, paiement)
Reportings financiers et gestions prédictives
Comment s’adapter à la facturation électronique ?
Choisissez les bons outils technologiques, comme Pennylane, qui regroupe tous vos besoins sur un seul logiciel.
Formez vos équipes aux nouvelles obligations fiscales et développez des compétences en conseil numérique pour accompagner les clients dans leur transition.
Redéfinissez vos missions en proposant des services d’accompagnement, de contrôle de conformité ou encore de gestion de la transmission des flux fiscaux.
Communiquez avec vos clients
Adaptez votre tarification.
Une partie des missions de l’expert-comptable pourra être automatisée. De quoi gagner du temps et en consacrer davantage au conseil et à des missions à plus forte valeur ajoutée : accompagnement financier, administratif, RSE, etc.
