Facture électronique, e-invoicing, Factur-X, … Tous ces termes font référence à un même événement : la réforme de la facturation électronique, qui entre en vigueur progressivement à partir du 1er juillet 2024. Dès l’été 2024, toutes les entreprises devront déjà être en capacité de recevoir des factures à ce format. Suivez le guide pour préparer votre PME à ce grand changement !
Votre PME est-elle concernée par la réforme de la facture électronique ?
La réforme de la facturation électronique concerne toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA. Même les micro-entreprises en franchise en base, ou les associations assujetties à la TVA sont concernées par la réforme. Seules les opérations exonérées de TVA ainsi que les imports internationaux sont hors réforme.
Vos obligations varient en fonction de la nature de vos échanges commerciaux
La réforme comporte deux obligations distinctes en fonction de la typologie de vos échanges commerciaux :
Pour les échanges B2B en France : obligation de e-facturation (ou “e-invoicing”). Il s’agit d’émettre, transmettre et recevoir des factures électroniques contenant un socle minimal de données structurées. Attention : un simple fichier PDF, fichier dématérialisé, n’est pas une facture électronique. On parle bien ici de formats spécifiques, tels que UBL, CII ou Factur-X.
Pour les échanges B2C ou B2B international : obligation de e-reporting. Vous devez alors pouvoir transmettre à l’administration certaines données de transactions et/ou de paiement pour toutes les opérations soumises à TVA non concernées par l’e-facturation.
Les dates à retenir selon la taille de votre entreprise
Cette transformation se fera progressivement suivant le calendrier suivant :
Pour déterminer à partir de quand vous devrez vous soumettre à la réforme, la taille de votre entreprise doit être appréciée au 30 juin 2023 sur la base du précédent exercice comptable, ou s’il n’existe pas, sur le premier exercice clos à compter de cette date.
Anticiper la réforme : quel intérêt ?
Vous pouvez tout à fait décider d’anticiper l’une ou l’autre de vos futures obligations. Par exemple, vous pourriez choisir d’émettre certaines de vos factures B2B au format électronique au moyen d’une plateforme adaptée dès juillet 2024, puisque tous vos clients auront une obligation de réception.
D’ailleurs, avec Pennylane, vous pouvez d’ores et déjà émettre et recevoir des factures au format Factur-X !
Pourquoi anticiper l’e-invoicing ou l’e-reporting?
Pour mieux maîtriser vos obligations en prévision de leurs entrée en vigueur
Pour vous affranchir des factures papiers et du coût de traitement plus rapidement
Pour mieux maîtriser votre activité et ses évolutions.
Les bons réflexes pour préparer la réforme
#1 Tenez-vous informé·e
C’est simple, mais sur le long terme, cela fait toute la différence : prenez le temps de vous renseigner régulièrement sur la réforme et ses applications pratiques !
Étudiez notamment l’impact de la réforme sur vos process, vos déclarations, vos obligations et le suivi comptable.
Voici quelques outils pour vous aider :
obtenez les informations officielles sur le site de la DGFIP
programmez des alertes Googles pour recevoir tous les contenus publiés sur le sujet,
regardez nos webinars pour des décryptages sur vos problématiques de PME.
#2 Analysez votre activité et vos habitudes, avec l’aide de votre comptable
S’entourer des bonnes personnes peut faire toute la différence dans une transition comme celle-ci ! Votre expert-comptable, notamment, vous sera d’une aide précieuse pour transformer votre processus de facturation.
Faites l’analyse des points suivants avec lui, étape par étape :
Cartographiez vos flux pour comprendre comment vous mettre en conformité
B2B, B2C, échanges internationaux
Volumes mensuels
Besoin de facturation : auto-facturation, affacturage, mandat de facturation, etc …
Faites le point sur vos outils
Vos logiciels sont-ils prêts à émettre ou recevoir des factures électroniques ?
Quelles sont les évolutions à venir de vos logiciels ?
Identifiez les gains de productivité et les économies possibles
Évaluez le coût de traitement de vos factures
Estimez le coût de votre système d’exploitation actuel
Profitez-en pour viser de nouveaux objectifs
Améliorer tout le système de paiements ?
Approfondir l’analytique de mon entreprise ?
…
💡 Vous êtes client Pennylane ? Bonne nouvelle, nous avons pour ambition de devenir une Plateforme de Dématérialisation Partenaire.
#3 Interrogez-vous sur les solutions digitales disponibles
Si vos outils digitaux actuels ne s’avèrent pas les plus adaptés pour passer le cap de la réforme avec succès, alors mettez-vous en quête dès maintenant d’une nouvelle solution en vous posant les bonnes questions.
Prenez bien sûr compte des recommandations de votre comptable, et comparez les différents outils du marché. Quelles sont leurs caractéristiques, et lequel sera le mieux adapté à votre usage ?
L’accompagnement dont vous pourrez bénéficier à la prise en main de la solution est également important : quelle est l’expérience d’onboarding proposée ? Est-ce que vos paires sont aussi utilisateurs ?
N’hésitez pas à vous renseigner sur le coût du service : quel est le modèle de prix, au consommé ou au forfait ? Est-ce qu’il propose un service au prix coûtant, comme Pennylane, ou non ? Dans quelle mesure les services proposés justifie le prix?
#4 Parlez-en autour de vous
Ce n’est jamais une mauvaise idée d’interroger ses clients et fournisseurs pour comprendre leurs attentes. Ont-ils des profils et besoins différents qui nécessiteront la différenciation du traitement de vos factures ?
Le partage avec vos pairs est aussi un puissant levier pour améliorer vos connaissances et glaner des conseils adaptés à votre situation. Des questions, des doutes ? Des professionnels de votre entourage ont sans doute les mêmes et y ont peut-être déjà trouvé des réponses.
Les utilisateurs de Pennylane peuvent par exemple discuter avec la communauté sur le Forum Pennylane : l’entraide y est reine, toutes vos questions sont les bienvenues !
#5 Ne vous précipitez pas
Anticiper ne veut pas dire se précipiter ! Vous avez peut-être déjà reçu des mails insistants vous incitant à choisir rapidement une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Prenez le temps d’étudier la question :
Aucune PDP n’est immatriculée à date. Le service des immatriculations, domicilié à Lille, ouvre en mai, les premiers agréments ne seront donc pas attribués avant juillet 2023. Méfiez-vous de la publicité mensongère de certaines solutions !
Si vous êtes déjà outillé, prenez vraiment le temps d’en parler avec votre/vos logiciels : quel est leur positionnement par rapport à cette réforme et quelles garanties peuvent-ils vous apporter ?
Si vous avez lu jusqu’ici, c’est que vous êtes déjà en bonne voie pour réussir votre transition vers la facture électronique. En cas de question, tournez-vous vers votre expert-comptable, qui saura vous conseiller au mieux. Et si les adaptations prévues par Pennylane vous intéressent, regardez notre webinar sur le sujet !
