Quelles sont les particularités de la comptabilité pour une association ?
La comptabilité d’une association vise avant tout à assurer une gestion transparente des finances et à rendre compte de l’utilisation des fonds aux adhérents, aux donateurs et aux autorités de contrôle.
La comptabilité associative permet d’avoir une vision globale des opérations effectuées par la structure, parmi lesquelles :
Les achats de matériel ;
Les ventes de produits, prestations de services ou marchandises ;
La réception de subventions ;
La collecte de dons ;
Les charges de personnel ;
Le stock des produits et marchandises ;
Les emprunts et les dettes ;
Les impôts, taxes et versements assimilés.
Quelles sont les obligations comptables spécifiques aux associations ?
La loi du 1ᵉʳ juillet 1901 ne fournit pas de précisions quant aux obligations comptables des associations, mais l’on peut dire qu’elles varient selon la taille et les ressources d’une association.
Les petites structures peuvent tenir une comptabilité simplifiée, tandis que celles recevant des subventions publiques ou dépassant certains seuils doivent adopter des règles comptables plus strictes, comme le plan comptable et la présentation des comptes annuels.
Quels sont les 2 types de comptabilité pour les associations ?
Il existe deux types de comptabilité pour une association : la comptabilité de trésorerie et la comptabilité d’engagement.
La comptabilité de trésorerie
La comptabilité de trésorerie, aussi appelée comptabilité en partie simple, est une méthode simplifiée qui enregistre uniquement les encaissements et les décaissements réels.
Elle se base sur les mouvements bancaires et se présente sous la forme d'un registre mentionnant :
La date de l'opération
La nature (recette ou dépense)
Le montant débité ou crédité
Une pièce justificative associée (facture, quittance...)
L’avantage principal de la comptabilité de trésorerie est sa simplicité de mise en œuvre. Elle permet en effet aux associations de gérer facilement leur trésorerie et de suivre leurs flux financiers sans avoir besoin de compétences comptables avancées.
Cette méthode est adaptée aux petites associations dont les transactions sont peu nombreuses et qui n’ont pas d’obligation légale de tenir une comptabilité plus élaborée.
La comptabilité d’engagement
La comptabilité d'engagement prend en compte les opérations financières de l’association dès qu’elles sont engagées, même si elles ne sont pas encore encaissées. Ainsi, les écritures comptables sont effectuées dès la signature d'un devis ou l'émission d'une facture.
Cette méthode offre une vision plus précise de la situation financière de l’association, car elle permet de prendre en compte les créances et les dettes en cours. Elle permet une meilleure anticipation des besoins financiers et une gestion plus efficace des projets à venir.
La comptabilité d'engagement est en priorité destinée aux associations de taille plus importante, à la recherche de subventions et de partenaires. Elle est obligatoire pour les associations qui paient leurs fournisseurs à crédit et qui doivent rendre des comptes aux sociétaires, aux partenaires, aux financeurs sur l’utilisation d’une cotisation ou d’une libéralité (subvention, apport, don, etc.).
Qu’est-ce que le plan comptable associatif ?
Le plan comptable associatif (PCA) est un référentiel spécifique encadrant la comptabilité des associations. Il s’agit d’une adaptation du Plan Comptable Général (PCG) applicable aux entreprises. Adopté via le règlement n°99-01 du 16 février 1999, le plan comptable des associations a été abrogé par le nouveau plan comptable associatif n°2018-06, en vigueur depuis le 1ᵉʳ janvier 2020.
Son objectif principal est d’assurer une présentation des états financiers des associations afin de faciliter le suivi des comptes, la gestion interne et les relations avec les tiers (financeurs, adhérents, autorités de contrôle, etc.).
Les associations soumises au plan comptable
Certaines associations sont obligatoirement soumises au plan comptable si elles remplissent une ou plusieurs conditions précises en lien avec leur taille, leur nature, leur activité ou leur mode de financement.
Sont concernées par le plan comptable associatif :
Les associations qui bénéficient d’une ou de plusieurs aides publiques (subventions) ou de dons supérieurs à 153 000 € par an
Les associations qui exercent une activité économique et qui répondent à au moins deux de ces critères :
L’effectif salarial dépasse 50 salariés
Le total du bilan dépasse 1 550 000 €
Le total du chiffre d’affaires dépasse 3 100 000 €
Les associations qui exercent une activité commerciale et fiscalisée
Les associations qui sont financées par des collectivités territoriales sur plus de 50% de leur budget ou pour plus de 75 000 €
Les associations reconnues d’utilité publique
Les associations agréées par une autorité publique
Les associations qui ont pour but exclusif l’assistance, la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale
Les associations qui gèrent des établissements du secteur sanitaire et social et médico-social
Les groupements politiques et les associations de financement électoral
Les groupements sportifs sous forme d’association à statut particulier et les fédérations sportives
Les associations qui émettent des valeurs mobilières
Les obligations du plan comptable associatif
Les associations concernées par le plan comptable doivent :
Établir un plan de comptes conforme au modèle défini ;
Tenir un livre-journal chronologique ;
Présenter des comptes annuels ;
Nommer un commissaire aux comptes ;
Publier leurs comptes certifiés et le rapport du commissaire aux comptes au Journal Officiel
La nomenclature du plan comptable des associations
Le plan comptable associatif repose sur une nomenclature précise basée sur une structure pyramidale. Il est découpé en 8 grandes catégories, appelées classes de comptes, répertoriées sous des numéros. Chaque classe est subdivisée en sous-classes, qui elles-mêmes peuvent être divisées.
Les huit classes du plan comptable des associations sont les suivantes :
Classe 1 : capitaux (fonds propres, emprunts, dettes assimilées,…)
Classe 2 : immobilisations (par exemple : terrains, bâtiments, véhicules, équipements…)
Classe 3 : stocks (exemples : fournitures, marchandises,…)
Classe 4 : tiers (acteurs externes : fournisseurs, clients, créanciers, débiteurs,…)
Classe 5 : charges (par exemple : charges de loyer, dépenses administratives,…)
Classe 6 : produits (exemples : subventions reçues, cotisations des membres,…)
Classe 7 : comptes financiers (comptes bancaires, actions, obligations)
Classe 8 : comptes spéciaux (exemple : valorisation et remboursement des frais bénévoles)
En pratique
Chaque compte est identifié par un numéro spécifique basé sur sa classe, sa sous-classe et son numéro de compte pour permettre une organisation claire. Par exemple, le compte appartenant à la classe 6, sous-classe 2 compte numéro 5 sera, pour le plan comptable, le compte numéro 625.
Quels sont les documents comptables obligatoires pour les associations ?
Les comptes annuels d’une association comprennent plusieurs documents comptables essentiels :
Le bilan comptable dresse un état des lieux de la situation patrimoniale et financière (évaluation des actifs et des passifs) de l’association à la clôture de l’exercice comptable. Il inclut les fonds associatifs, les fonds dédiés et les comptes d’usagers.
Le compte de résultat met en évidence les recettes et les dépenses et inclut des éléments spécifiques tels que les cotisations, les subventions, les engagements à réaliser sur les ressources affectées et les reports de ressources non utilisées.
L’annexe permet de comprendre facilement le bilan comptable et le compte de résultat. Ce document comporte des informations significatives telles que la nature et l'importance du bénévolat, lorsque son évaluation ne peut pas être quantifiée précisément.
Bon à savoir
La durée de conservation des documents comptables et des pièces justificatives relatives à une association est de 10 ans. Attention : ces pièces comptables ne peuvent être conservées dans le domicile du ou des dirigeants. Elles doivent être placées dans un endroit unique au sein des murs de l’association.
L’importance de la gestion de trésorerie d’une association
La gestion de la trésorerie dans une association est un élément crucial pour assurer sa pérennité financière.
Elle implique un suivi rigoureux des encaissements et des décaissements. Cela permet de contrôler les dépenses et les recettes et d'assurer qu'il y a toujours de l'argent en caisse.
Une bonne gestion de trésorerie associative nécessite la mise en place de prévisions financières. Un plan de trésorerie prévisionnel peut aider à anticiper les entrées et sorties d'argent, et ainsi à éviter les problèmes de liquidité.
Le recours à des outils de gestion de trésorerie, comme des logiciels dédiés, peut grandement faciliter ces tâches. Ils permettent, entre autres, d'automatiser certaines opérations et de disposer d'une vision claire et en temps réel de la situation financière de l’association.
Les associations ont-elles besoin d’un expert-comptable ?
Bien que le recours à un expert-comptable ne soit pas une obligation pour une association, certaines situations rendent cette collaboration particulièrement bénéfique.
Si l’association a une activité importante avec un volume d'opérations financières conséquent ;
Si l'association reçoit des financements publics ou privés importants ;
Si l’association déploie des activités à but lucratif ;
Si l’association fait l’objet d’une restructuration, d’une fusion ou de la mise en place d’un plan de développement ;
Si le trésorier de l’association n’a pas les compétences nécessaires ou s’il manque de temps.
Il faut noter que le recours à un expert-comptable représente un coût pour l'association. Il convient donc d'évaluer attentivement les besoins de l'association.
Les avantages d’une collaboration avec un expert-comptable
✓ Respect des obligations légales
✓ Optimisation des performances
✓ Conseil et accompagnement
✓ Gain de temps
Les logiciels de comptabilité pour les associations
Comment choisir le bon logiciel de comptabilité ?
Pour choisir un logiciel de comptabilité adapté à son association, plusieurs critères sont à prendre en compte :
Il doit être intuitif et simple d’utilisation
Il doit être conforme aux obligations légales
Il doit proposer des outils spécifiques aux associations : gestion des adhésions, des cotisations, des dons, etc.
Il doit permettre de générer des documents comptables (bilan comptable, compte de résultat, etc.)
À noter
Le prix est également un critère important. Il existe des logiciels de comptabilité pour association gratuits, mais ils sont souvent limités en termes de fonctionnalités. Il est conseillé de tester plusieurs solutions avant de faire son choix, car la plupart offrent une période d'essai gratuite.
Comment utiliser un logiciel de comptabilité adapté à une association ?
Les logiciels de comptabilité adaptés aux associations sont fréquemment faciles à appréhender. Généralement, le tableau de bord donne une vue d'ensemble de la situation financière de l'association.
Saisie des opérations comptables : cela inclut les recettes (cotisations, dons, subventions, etc.) et les dépenses (achats, frais divers, etc.). Chaque opération doit être enregistrée dans le compte approprié.
Gestion de la trésorerie : les logiciels de comptabilité offrent majoritairement des outils de suivi de la trésorerie. Il est ainsi simple de suivre l'évolution des entrées et des sorties d'argent, de prévoir les besoins en trésorerie et d’anticiper d'éventuels problèmes.
Édition des documents comptables : tels que le bilan, le compte de résultat ou encore le budget prévisionnel.
Pour une utilisation optimale, ne pas hésiter à se référer à la documentation en ligne du logiciel de comptabilité, qui propose souvent des tutoriels détaillés. En cas de difficultés, la plupart des logiciels offrent également un support client.
Quelle formation est recommandée pour les responsables comptables d’associations ?
Pour maîtriser les spécificités de la comptabilité associative, plusieurs formations sont proposées aux responsables, aux comptables et aux trésoriers d'association.
Proposées par des organismes spécialisés, des chambres de commerce ou des fédérations d’associations, ces formations couvrent des thématiques variées et permettent notamment de :
Interpréter les documents comptables de l'association, comprendre les postes spécifiques du compte de résultat et du bilan ;
Connaître les règles juridiques, comptables, sociales et fiscales propres aux associations ;
Appréhender le cadre juridique, fiscal, social et économique des associations ;
Maîtriser la gestion financière des associations.
FAQ - Comptabilité association
Comment comptabiliser les cotisations et les dons d’une association ?
La gestion des cotisations et des dons est un aspect fondamental de la comptabilité d'une association. Selon le règlement n°2018-06 de l’ANC :
Les cotisations sont comptabilisées dans le compte 7561
La comptabilisation des dons diffère en fonction de leur nature :
Les dons courants sont enregistrés en compte 6238
Les dons exceptionnels sont classés en compte 6713
Bon à savoir
Il est important de noter que l'association doit tenir une trace précise de chaque donateur ou membre cotisant. Cela inclut le code du membre, son nom, son adresse postale et son adresse e-mail, entre autres. Des outils de gestion automatisée, tels que Pennylane, peuvent faciliter grandement ce processus.
Quel est le rôle du trésorier d’une association ?
Le trésorier joue un rôle déterminant dans la gestion comptable d'une association. Ses responsabilités vont au-delà de la simple tenue des comptes. Il est notamment chargé de :
Encaisser les cotisations versées par les membres.
Suivre les recettes et les dépenses, en conservant toutes les pièces justificatives.
Rendre compte de sa gestion et soumettre les comptes à l'approbation de l'assemblée.
Collaborer étroitement avec le président pour assurer une bonne gestion financière.
Sources :
https://www.associations.gouv.fr/la-comptabilite-associative.html
https://www.assoconnect.com/blog/articles/12133-la-comptabilite-dassociation-pour-les-nouveaux-tresoriers/
