Klox, c’est une startup de marketing digital d’un nouveau genre : “On propose un modèle “Agency-as-as-service” qui réunit expertise humaine (Sales, Account Strategists, Media Traders…) et tech avec des logiciels SaaS permettant aux clients de lancer et piloter leurs campagnes sur tous les canaux (sites web, apps, réseaux sociaux, search…)" explique Xavier du Parc, Responsable Administratif et Financier.
Klox est l’un des premiers clients de Pennylane : Xavier a joué un rôle déterminant dans l’adoption de la plateforme au sein de l’agence dès mai 2020. Dans cet entretien, il revient sur les raisons qui l’ont poussé à choisir cet outil et quels impacts ce dernier a eus sur son quotidien.
Un gain de productivité considérable pour les équipes Finance et Ventes
Xavier automatise la création de facture grâce au connecteur Zapier entre Pennylane et son CRM, HubSpot
“Mon enjeu premier, c’était de réduire au maximum les tâches chronophages et sans valeur ajoutée, que les équipes puissent se consacrer à des missions stimulantes” explique Xavier.
Il s’attaque d’abord à tout le processus de vente ; d’abord en connectant son CRM, HubSpot, à Pennylane grâce au connecteur Zapier de la plateforme.
“Auparavant, la signature d’un contrat était complètement déconnectée du système de facturation. On devait faire des tableaux Excel, des copier-collers ; on n’était pas à l’abri d’une erreur de saisie” poursuit Xavier.
Mais tout cela, c’est fini ! Grâce au connecteur Zapier, toutes les informations saisies dans HubSpot sont envoyées automatiquement à Pennylane — le logiciel de facturation se charge ensuite de créer une facture avec toutes les informations reçues d’HubSpot.
“Un membre de l’équipe valide toujours les informations rentrées avant que la facture ne soit validée mais on n’a plus à remplir manuellement tous les champs de la facture ; la TVA, le nom du client, la date d’échéance, etc…”
Xavier automatise les relances clients de Klox avec Pennylane
Xavier ne s’arrête pas en si bon chemin : Pennylane lui permet également d’automatiser l’envoi et le suivi de ses relances clients.
“On a essayé d’automatiser l’envoi de relance avec Zapier mais ce n’était pas parfaitement stable ; certaines relances ne partaient pas et on ne s’en rendait pas compte immédiatement” déplore Xavier.
“Avec la relance automatique intégrée à Pennylane, on a vraiment gagné en fiabilité et en charge mentale. Je n’ai réellement plus à m’en inquiéter : je sais que les relances partent avec le bon message, au bon moment.”
Cerise sur le gâteau :
“Comme on peut facilement enregistrer plusieurs séquences de relances dans Pennylane, on gagne aussi en personnalisation : il suffit de créer une séquence par typologie de client. C’est important pour la relation commerciale !”
Le paiement des fournisseurs n’est plus qu’une formalité avec le Compte Pro Pennylane
“Ma fonctionnalité préférée sur la plateforme ? Le Compte Pro Pennylane ; c’est la plus aboutie.”
“Ce n’est pas tant le gain de temps que représente le Compte Pro ; c’est surtout son confort d’utilisation.”
Xavier explique : “Dana [Dana Brahimi, RAF Junior chez Klox] ajoute nos factures fournisseurs sur Google Drive — Google Drive qui est connecté à Pennylane, du coup, on retrouve automatiquement les factures dans la plateforme également. Je paie nos factures une fois par semaine et, là encore, c’est hyper agréable : je ne me pose plus de questions. Je sais qu’aucune facture ne manque ; je vois facilement lesquelles sont arrivées à échéance ; je paie.”
Un gain de visibilité sur ses finances, essentiel pour le pilotage de Klox
Le suivi au fil de l’eau de sa comptabilité permet à Xavier de gagner beaucoup de temps — et surtout de prendre de meilleures décisions pour Klox.
“Avant, je devais transmettre tous nos justificatifs d’achat par mail, une fois par mois. Je devais me connecter à chacun de nos comptes bancaires et faire un calcul pour connaître notre solde de trésorerie réel. Je devais réclamer — et attendre d’obtenir — certains documents comptables essentiels au pilotage” regrette Xavier.
Quelle différence avec aujourd’hui !
Pennylane récupère automatiquement toutes ses factures — clients et fournisseurs —, notamment grâce à sa connexion avec Google Drive. La plateforme centralise également tous les comptes bancaires de Klox et permet de connaître d’un seul coup d’œil, sans faire aucun calcul, le solde réel de trésorerie de l’entreprise.
“Enfin, j’ai accès à mon bilan et mon compte de résultat provisoire à tout moment ; et peux extraire toutes les données que je souhaite de Pennylane pour faire des analyses plus poussées si nécessaire.”
Xavier utilise notamment la catégorisation des transactions pour contrôler les postes de dépenses de Klox et contrôler combien il doit/a payé à chacun de ses fournisseurs.
Si, comme Xavier, vous cherchez à automatiser la gestion de vos ventes et votre comptabilité, remplissez ce formulaire : un membre de notre équipe vous recontactera très vite et déterminera avec vous comment Pennylane peut vous y aider.
