Chez PL Expertise (et Pennylane), nous utilisons un certain nombre d'outils. On les rencontre fréquemment dans l'univers des startups, quasiment jamais dans celui des cabinets d'expertise comptable.
Dans le cadre de leur collaboration avec Pennylane, plusieurs cabinets se sont intéressés à ces outils, nous ont questionnés à leur sujet, les utilisent désormais — et racontent que ça a changé leur vie.
J'ai donc pensé qu'une rapide présentation de ces outils pourrait intéresser la communauté des professionnels du chiffre en général. 😀
Alerte Spoiler : nous préparons déjà une rapide (20 minutes) présentation de Notion, la pierre angulaire de tous nos process. ➡️ Rendez-vous le 7 décembre à 17h pour y participer ! ⬅️
Pour fluidifier le fonctionnement du cabinet
📚 Notion :
🔗 https://www.notion.so/product
Qu'est-ce que c'est ?
Notion est un outil de travail collaboratif. PL Expertise s'en sert comme d'une base de connaissances : chaque collaborateur peut décrire un process, partager un document et le rendre accessible à l'ensemble du cabinet.
À quoi ça sert ?
Notion permet de renseigner les processus à suivre dans le cabinet, et aux collaborateurs de trouver facilement l'information qu'ils cherchent.
➡️ Retrouvez-nous le 7 décembre à 17h pour un retour d'expérience sur l'utilisation de Notion chez PL Expertise. La présentation durera 20 minutes et vous pourrez ensuite poser toutes vos questions à nos experts.
🔐 LastPass :
Qu'est-ce que c'est ?
LastPass est un gestionnaire de mots de passe, une sorte de coffre-fort numérique.
Quand LastPass est activé, il pré-remplit automatiquement les mots de passe et identifiants du site que vous visitez. Cela signifie que vous n'avez plus qu'un seul mot de passe à retenir : celui qui ouvre votre coffre-fort numérique.
À quoi ça sert ?
Chez PL Expertise, on s'en sert pour :
Ne plus nous prendre la tête avec les procédures de mots de passe oubliés,
Partager de façon sécurisée les mots de passe quand nous sommes plusieurs à utiliser un même compte pour un outil donné (par exemple pour accéder à la documentation Mémento Francis Lefebre).
🚆 Okarito :
Qu'est-ce que c'est ?
Okarito facilite la gestion des transports et frais de déplacements des collaborateurs. Voici comment ça se passe :
Le collaborateur sélectionne son trajet,
Le billet est réservé jusqu'à la validation du manager,
Le manager valide le trajet et la commande est effectuée !
À quoi ça sert ?
À éviter les échanges de mails à n'en plus finir : chaque collaborateur gère son compte, ajoute ses cartes de réduction, choisit ses trajets... Son manager n'a plus qu'à valider son choix pour approuver la dépense du même coup.
Pour faciliter la communication et la prise de rendez-vous
📅 Calendly :
Qu'est-ce que c'est ?
Calendly vous permet de créer des liens à partager pour permettre à vos interlocuteurs de réserver facilement un créneau (de 15, 30, 60 minutes – ou plus !) dans votre agenda.
À quoi ça sert ?
À éviter (encore une fois) les échanges de mails à rallonge. La personne à qui vous envoyez un lien Calendly voit immédiatement à quelle(s) plage(s) horaire(s) vous êtes disponible, pour quelle durée, et si ce créneau convient à son propre agenda.
🎥 Loom :
Qu'est-ce que c'est ?
Loom vous permet d'enregistrer une (courte : 5 minutes maximum dans sa version gratuite) vidéo de vous-même alors que vous partagez votre écran.
À quoi ça sert ?
Parfois, nos emplois du temps ne s'accordent vraiment pas et il est impossible d'échanger "en direct". Parfois aussi, il est très difficile de parler d'un sujet sans support, ou d'une difficulté sans en faire la démonstration.
Loom permet de résoudre ces deux problèmes : appuyez sur "Enregistrer", expliquez et montrez la situation, envoyez la vidéo. Il n'y a plus qu'à attendre une réponse. 🙂
📱 Aircall :
Qu'est-ce que c'est ?
Aircall vous permet de créer et utiliser des numéros de téléphone sans qu'ils soient rattachés à un appareil physique.
À quoi ça sert ?
À ce que votre numéro personnel le reste, sans que vous ayez à transporter deux appareils.
📧 HubSpot :
🔗 https://www.hubspot.com/email-signature-generator
Qu'est-ce que c'est ?
HubSpot est un CRM ("Customer Management Relationship"), un outil pour gérer la relation avec votre client. Il s'agit d'un outil assez coûteux cependant et je vous recommande plutôt d'utiliser son générateur gratuit de signatures de mail.
À quoi ça sert ?
À uniformiser les signatures de mail de vos collaborateurs ; ça fait toujours plus pro,
À inciter vos clients à effectuer certaines actions : vous pouvez inclure des liens et quelques mots en plus des éléments traditionnels d'une signature.
Pour accélérer la signature d'un document
✍️ HelloSign :
Qu'est-ce que c'est ?
HelloSign est un outil de signature électronique à valeur légale :
Vous chargez le document à signer,
Renseignez les signataires et l'ordre dans lequel ils doivent signer le document,
HelloSign se chargent d'envoyer le document au premier signataire, puis au second quand le premier a signé, et ainsi de suite.
À quoi ça sert ?
La signature électronique, c'est exactement comme la facture électronique : c'est plus pratique et ça va plus vite ! 🚀
Ce n'est jamais facile d'expliquer quelque chose que l'on connaît bien à quelqu'un qui ne la connaît pas. J'espère y avoir réussi mais si ce n'est pas le cas, n'hésitez pas à poser toutes vos questions ; je suis joignable à cette adresse mail : fanny.duverger@pennylane.tech 🙋
🚀 Et pour échanger avec d'autres experts-comptables qui cherchent à développer leur cabinet, rejoignez la première communauté dédiée à leur croissance : le Club des Experts.
