Déja entamée en 2020, la dématérialisation des factures va progressivement devenir une obligation pour toutes les entreprises. Dans cet article, nous verrons en quoi consiste la nouvelle législation et quelle opportunité stratégique elle représente pour les entreprises. La facturation électronique obligatoire implique des changements importants, il faut donc bien s’y préparer.
Facturation électronique obligatoire : qu'est-ce que la loi de finances 2020 ?
Le cadre législatif à la mise en place de l’émission et la réception des factures électroniques se trouve dans la loi de finances 2020, voici ce qu’il faut savoir.
Que stipule la loi de finances 2020 ?
La loi de finances 2020 stipule qu’à partir de 2023, toutes les entreprises B2B devront digitaliser le traitement de leurs factures, de leur création à leur archivage.
💡 La loi concerne les entreprises B2B uniquement : les restaurateurs et la plupart des e-commerçants ne sont donc pas concernés.
La loi prévoit une adoption progressive de la facturation électronique.
Calendrier de la facture électronique : les échéances à connaître
Depuis le 1er janvier 2020 : toutes les entreprises travaillant pour l’État doivent transmettre leurs factures au format électronique via la plateforme nationale Chorus Pro,
À partir du 1er janvier 2023 : toutes les entreprises devront accepter les factures électroniques,
En 2024 : les PME auront l’obligation d’émettre elles aussi des factures électroniques,
En 2025, ce sera au tour des TPE de se conformer à la législation.
➡️ La priorité est donc de vous préparer à accepter des factures au format électronique. Cela passe par un audit de vos processus – le classement et stockage des factures ainsi que leur système de validation par exemple – pour vous assurer qu’ils sont bien adaptés à ce nouveau format.
Les objectifs de la loi de finances 2020
En imposant la facturation électronique obligatoire, la loi de finances répond à 4 objectifs :
Supprimer les contraintes liées au traitement des factures manuscrites,
Renforcer la sécurité des échanges commerciaux entre entreprises – on reviendra sur ces deux aspects dans la suite de l’article,
Permettre à l’administration fiscale de disposer d’informations sur les activités des entreprises,
Lutter contre la fraude fiscale, notamment la fraude à la TVA.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
A l’instar d’une facture imprimée, la facture électronique est un document officiel qui possède une valeur légale. Il constitue un élément clé de votre comptabilité et fixe le montant d’une prestation entre l’émetteur et le récepteur.
Facture électronique (e-facture) : définition
La facture électronique, aussi appelée e-facture, est une facture créée, envoyée et reçue sous format électronique à l’aide d’outils numériques.
Comme la facture papier, elle doit être :
Authentique : son émetteur doit être clairement identifiable,
Inaltérable : une fois validée, il ne doit pas être possible de la modifier,
Lisible, accessible et compréhensible de toutes les parties engagées,
Archivée, au moins 10 ans – un processus facilité par son format numérique.
💡 Toute facture, qu’elle existe au format papier ou numérique, doit faire figurer un certain nombre de mentions obligatoires pour être valide.
⚠️ Ne pas confondre facture électronique et facture dématérialisée :
La photographie ou le scan d’une facture papier n’est pas considérée comme une facture numérique mais comme une facture dématérialisée.
Le format d’origine de la facture électronique doit être l’un des formats décrits ci-dessous.
Pour en savoir plus sur la facture électronique, Pennylane met à votre disposition des articles rédigés par des experts afin de vous apporter des éclaircissements sur le sujet. N’hésitez pas à consulter notre lexique pour comprendre la facture électronique et tous les acronymes qui l’accompagnent.
Quels formats de facture électronique sont acceptés par l’administration fiscale ?
L’administration fiscale accepte 3 formats pour les factures électroniques :
Le PDF : il s’agit du format le plus couramment utilisé par les TPE/PME. Il est lisible par les humains.
EDI ou XML – on parle aussi de facture structurée. Ce format, principalement utilisé par les grandes entreprises, s’adresse exclusivement aux machines.
La factur-X – il s’agit d’un format mixte, à la fois PDF et XML. Son avantage : être lisible par les humains et facilement traité par les machines.
💡 Depuis 2013, il est possible de transmettre des factures en pièces jointes dans un email. Depuis 2016, avec la notion de “copie numérique fiable”, une facture au format PDF a la même valeur probante qu’une facture papier.
Loi de finances 2020 : une opportunité d’améliorer la productivité de votre entreprise
La loi de finances ne doit pas être considérée uniquement comme une obligation légale. Elle constitue une opportunité stratégique : celle de moderniser sa gestion financière et sa comptabilité.
Dans cette section, nous verrons en quoi la facturation électronique permet :
Un gain financier,
Un gain de temps,
Un gain de productivité,
Une plus grande fiabilité des informations échangées.
Les avantages de la facture électronique pour l’entreprise
Des économies financières
Le coût de traitement d’une facture revient en moyenne :
Pour une facture fournisseur :
Au format papier : 13,80€
Au format électronique : 7,50€
Pour une facture de vente :
Au format papier : entre 8€ et 9,50€
Au format électronique : environ 5€
➡️ La facture électronique entraîne une importante diminution des coûts – entre 30% et 50%.
Une automatisation du traitement des factures
Autre avantage non négligeable de la facturation électronique, permettre :
De suivre plus facilement le statut de ses factures – un élément déterminant pour simplifier sa gestion au quotidien,
D’automatiser toutes les tâches qui leur sont liées : relances clients, paiement des fournisseurs…
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➡️ On retrouve ici le deuxième objectif de la loi de finances 2020 : “Renforcer la sécurité des échanges commerciaux entre entreprises”. En automatisant d’une part les relances clients, d’autre part le paiement des fournisseurs, la facturation électronique permet de réduire les délais de paiement et de consolider les relations commerciales interentreprises.
✅ Chez Pennylane, nous avons effectivement observé qu’en moyenne, nos clients divisaient par 4 leurs délais d’encaissement.
Un gain de productivité
Selon une étude Ernst & Young :
Le temps de traitement d’une facture fournisseur au format papier est d’environ 2 semaines – contre 3 jours pour une facture dématérialisée,
7% de ces factures font l’objet d’une erreur de saisie, qui complique le rapprochement bancaire et la tâche du comptable.
Avec la facturation électronique, le risque d’une erreur de saisie est considérable diminué. On peut utiliser par exemple la technologie de l’Optical Character Recognition (OCR).
Une Intelligence Artificielle spécialisée dans la lecture des factures fournisseurs qui va préremplir toutes les informations nécessaires à son traitement : date d’échéance, montant, nom du fournisseur, taux de TVA… Le comptable n’a plus qu’à vérifier l’information et la valider.
Les services comptables et financiers sont effectivement les premiers à profiter des avantages de la facture électronique : un gain de temps dans le traitement, la mise en place de processus de validation, l’archivage électronique à valeur probante…
La dématérialisation des factures leur permet de gagner du temps sur les tâches les plus répétitives et chronophages et de se consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée.
Pennylane propose une solution dématérialisée et centralisée des factures clients et fournisseurs. Dans ces enregistrements, vous retrouverez des démonstrations de la plateforme ainsi que des témoignages clients :
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Facturation électronique obligatoire et impact sur votre comptabilité
La facture électronique peut avoir un impact significatif sur la comptabilité d'une entreprise. Voici quelques-unes des façons dont cela peut se produire :
Automatisation des processus de facturation : les factures électroniques peuvent être envoyées et reçues automatiquement, sans qu’aucun traitement manuel ne soit réalisé.
Réduction des délais de paiement : les factures électroniques peuvent être transmises instantanément, ce qui peut aider à réduire les délais de paiement. Ce qui impact la trésorerie de l'entreprise avec des paiements plus rapides.
Suivi plus facile des factures : les entreprises suivent plus facilement les factures qui ont été envoyées et qui ont été payées. Cela aide à réduire les erreurs et à améliorer la gestion de la trésorerie.
Réduire les coûts de stockage et d'archivage : les factures électroniques sont stockées électroniquement, ce qui réduit les coûts associés à l'archivage des factures papier. Cela facilite la recherche et la récupération des factures en cas de besoin.
Amélioration de la conformité : la normalisation des facturation électronique aide les entreprises à se conformer aux réglementations fiscales et comptables. Le stockage électronique rend les factures électroniques plus facilement accessibles pour les audits et les vérifications.
La mise en œuvre de la facturation électronique est donc un enjeu pour la comptabilité mais c’est aussi une réelle avancée pour améliorer vos process, réduire les erreurs et faciliter à long terme le traitement des factures.
