Logiciel de comptabilité en ligne : comment choisir et comparatif de 4 outils

Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité en ligne ?

Un logiciel de comptabilité en ligne est une solution numérique, accessible via une connexion internet, qui permet l’automatisation et la simplification de la gestion comptable d’une entreprise. 

Il offre de multiples fonctionnalités pour gérer les divers aspects de la comptabilité, telles que :

• la saisie des écritures comptables

• l’édition et la gestion des factures et des devis

• le suivi de la trésorerie 

• l’analyse des flux financiers

• l’édition de documents comptables (compte de résultat, journal comptable, bilan comptable, etc.) 

Comprendre l’importance d’un logiciel de comptabilité 

Le logiciel comptable en ligne est un outil essentiel pour tout type d’entreprise. Par sa capacité à centraliser les données comptables, il facilite l'accès et le traitement de l'information, permettant ainsi de gagner du temps. 

L'importance de ces logiciels ne se limite pas à la gestion des tâches quotidiennes. Ils fournissent également des tableaux de bord et des reportings détaillés qui aident à avoir une vision globale des finances de l'entreprise.

Quels sont les logiciels de comptabilité en ligne en France ?

Découvrez ci-dessous une liste non-exhaustive de logiciels comptables en ligne, payants ou gratuits, que vous pourriez utiliser pour la gestion de la comptabilité de votre entreprise en France : 

• Pennylane

• Abby

• Axonaut

• Cegid

• Ciel Compta

• Comptastart

• Dolibarr

• Dougs

• EBP Comptabilité

• Freebe

• Indy

• iTool

• Macompta.fr

• Sage

• Tiime 

• Wave

• Zefyr

• …

Les avantages de l’utilisation d’un logiciel comptable en ligne 

L’emploi d’un outil comptable présente des atouts majeurs pour optimiser l’organisation et le développement de son entreprise. Découvrez 4 avantages de l’utilisation d’un logiciel de comptabilité en ligne.

• Accessibilité : ces logiciels sont opérationnels partout, tant que l’utilisateur dispose d’une connexion Internet. Cette flexibilité est particulièrement utile pour les entrepreneurs qui sont souvent en déplacement et pour les équipes de travail à distance. 

• Simplicité de l’utilisation : ces outils sont généralement assez simples à appréhender, puisque leurs interfaces ont été pensées et conçues pour répondre aux attentes spécifiques des entreprises et des indépendants. Des mises à jour régulières permettent d’améliorer l’expérience utilisateur et d’ajouter de nouvelles fonctionnalités.

• Automatisation des tâches : grâce à ces logiciels, les tâches comptables sont automatisées (saisie des écritures comptables, facturation, TVA, suivi des paiements, etc.) et respectent les obligations légales. Cela réduit significativement le risque d’erreur humaine et entraîne un véritable gain de temps. 

• Protection des données : les logiciels de comptabilité en ligne sont hébergés sur des serveurs sécurisés et offrent des fonctionnalités de sauvegarde et de restauration des données. Cela assure une sécurité contre tout risque de pertes d’informations importantes et contre les cyberattaques. 

Comment choisir son logiciel de comptabilité en ligne ?

Les critères de choix pour un logiciel de comptabilité en ligne 

Pour choisir un logiciel comptable en ligne adapté, il est primordial d’identifier les besoins spécifiques de son entreprise. Plusieurs critères sont à prendre en compte pour faire le bon choix :

• Taille et secteur d’activité : un logiciel adapté à la taille de l’entreprise facilitera la gestion de la comptabilité. Certains logiciels sont spécialement conçus pour des entreprises spécifiques, comme les auto-entreprises ou les PME, ou pour des secteurs d’activité en particulier.   

• Facilité d’utilisation : il est important de trouver un logiciel intuitif et ergonomique pour une prise en main rapide. 

• Fonctionnalités essentielles : il faut s’assurer que le logiciel offre toutes les fonctionnalités nécessaires à l’entreprise (création de journaux comptables, édition de factures et de devis, suivi de trésorerie, rapprochement bancaire,…).

• Compatibilité et intégration : il est important que le logiciel puisse s’intégrer avec des outils métiers déjà utilisés par l’entreprise tels que Stripe, PayPal, Shopify ou Quickbooks.

• Sécurité des données : la protection et la confidentialité des informations comptables doivent être garanties par la plateforme via des protocoles sécurisés.

• Accessibilité mobile : un logiciel accessible sur mobile via une application peut être pratique pour gérer sa comptabilité à distance. 

• Rapport qualité-prix : il est conseillé de comparer les tarifs des différents logiciels comptables en ligne en prenant en compte les fonctionnalités incluses dans leurs forfaits.

Les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de comptabilité 

Un logiciel de comptabilité numérique offre une panoplie de fonctionnalités pour optimiser la gestion financière d’une entreprise.

• Automatisation des données comptables : le logiciel centralise et automatise l'importation de toutes les factures, regroupant ainsi toutes les données comptables en un seul endroit.

• Suivi de la trésorerie : il permet de maintenir une vision claire de l'état des finances de l’entreprise, facilitant la prise de décisions.

• Gestion de la facturation : l'outil permet de créer et de gérer des factures et des devis, rendant le processus de facturation plus fluide.

Le + de Pennylane : Notre logiciel de comptabilité en ligne offre plus de 300 intégrations avec d'autres outils du marché, permettant une incorporation facile dans votre organisation.

L’importance du support client dans le choix d’un logiciel 

Choisir un logiciel de comptabilité en ligne doté d'un support client réactif et compétent est décisif pour surmonter des difficultés techniques ou pour mieux comprendre certaines fonctionnalités de la plateforme.

Avant de faire son choix, il est important d’évaluer la disponibilité du support client (24h/24 et 7j/7 ou uniquement pendant les heures de bureau), les canaux de communications (téléphone, email, chat en direct, etc.) et l’efficacité du support technique en s’appuyant sur les avis d’utilisateurs. 

Avis sur les 4 logiciels de comptabilité en ligne les plus utilisés 

Pennylane

Pennylane est une plateforme comptable en ligne tout-en-un, conçue pour faciliter la collaboration entre l’entreprise et son expert-comptable. Elle propose un large éventail de fonctionnalités pour une gestion financière optimale. 

EBP Compta

EBP Compta est un logiciel comptable conçu pour s'adapter aux besoins des petites et moyennes entreprises.

Ciel Compta 

Ciel Compta, développé par Sage, est un logiciel comptable efficace et optimisé, offrant une gamme de fonctionnalités pour simplifier la gestion comptable.

Macompta.fr

Macompta.fr est une solution en ligne idéale pour les associations et les PME, offrant une gestion comptable simplifiée et flexible.

Que valent les logiciels de comptabilité gratuits ?

Les limites d’un logiciel de comptabilité gratuit 

Les logiciels de comptabilité en ligne gratuits peuvent être une option intéressante pour les petites entreprises ou les auto-entrepreneurs disposant d’un budget limité. 

Cependant, ils présentent aussi quelques limites à prendre en compte :

• Fonctionnalités limitées : ils offrent souvent des outils de base, tels que la gestion des factures et le suivi du chiffre d’affaires, mais peuvent manquer d'outils plus avancés (comptabilité analytique, pilotage business ou révision des comptes par exemple).

• Manque d’adaptabilité : ils peuvent ne pas être suffisamment flexibles pour s'adapter aux besoins spécifiques des entreprises ayant des exigences comptables complexes ou un secteur d'activité particulier.

• Assistance client réduite : le support client peut être limité ou inexistant, ce qui peut poser un problème en cas de difficultés techniques.

• Mises à jour et sécurité : ils peuvent ne pas bénéficier de mises à jour régulières et offrir un niveau de sécurité des données inférieur aux solutions payantes.

Quand passer à une version payante ?

L'option payante d'un logiciel de comptabilité devient pertinente lorsque les besoins de l’entreprise dépassent les fonctionnalités de la version gratuite. Voici quelques situations qui pourraient inciter à passer à une version payante :

• Croissance de l’entreprise : l’expansion de l’activité peut entraîner une augmentation du volume des transactions et une complexité accrue de votre comptabilité.

• Exigences spécifiques : si l’entreprise opère dans un secteur ayant des exigences comptables spécifiques (par exemple, les professions libérales ou les associations).

• Intégrations avancées : les logiciels payants proposent souvent des intégrations plus poussées avec d'autres outils de gestion (RH, CRM, etc.)

Comment trouver un logiciel gratuit adapté à ses besoins ?

Pour dénicher un logiciel gratuit adapté aux besoins d'une entreprise, il est essentiel de définir précisément ses exigences, telles que la taille de l’entreprise et les tâches comptables à gérer. 

Une recherche approfondie en ligne permet de comparer les options disponibles, en tenant compte des descriptions et des avis utilisateurs. Les comparatifs en ligne offrent également des ressources utiles pour repérer les meilleures solutions. 

Tester plusieurs logiciels via leurs versions d’essai gratuites peut permettre de faire son choix. L'ergonomie du logiciel est aussi un critère important, car un outil simple à utiliser fait gagner du temps et réduit les erreurs.

Un logiciel de comptabilité en ligne peut-il remplacer un expert-comptable ?

Un logiciel de comptabilité en ligne peut faciliter la gestion financière d'une entreprise, mais il ne remplace pas un expert-comptable. Bien que ces outils permettent de réaliser des opérations comptables de manière automatisée, l'expertise d'un professionnel reste indispensable. 

L'expert-comptable intervient en effet à plusieurs niveaux :

• Paramétrage du logiciel en fonction des spécificités de l’entreprise ;

• Vérification des données saisies 

• Contrôle des calculs effectués par le logiciel ;

• Validation des opérations comptables automatisées.

Bon à savoir : Certains logiciels, comme Pennylane, proposent des fonctionnalités qui facilitent les échanges entre l'expert-comptable et l’entreprise.

• Collaboration : le logiciel peut permettre à l'expert-comptable d'accéder aux données en temps réel, favorisant ainsi une collaboration optimale.

• Conseil : grâce à l'analyse des données, l'expert-comptable peut proposer des stratégies d'optimisation fiscale ou de gestion de trésorerie.

• Conformité : l'expert-comptable assure la conformité des opérations comptables effectuées via le logiciel.

L'émergence des logiciels de comptabilité en ligne a redéfini le rôle de l’expert-comptable. L'automatisation des tâches répétitives, la numérisation des documents et l'accès en temps réel aux données offrent aux comptables plus de temps pour se concentrer sur l'analyse et le conseil stratégique. 

Cette évolution requiert néanmoins une adaptation des professionnels, notamment en maîtrisant les nouveaux outils numériques et en se formant régulièrement.

Les erreurs à éviter dans la gestion comptable d’un logiciel 

L'utilisation d'un logiciel de gestion comptable en ligne peut faciliter de nombreuses tâches, mais quelques erreurs sont à éviter :

• Négliger la formation : la maîtrise de l'outil est essentielle pour en tirer le meilleur parti. Nous conseillons de prendre le temps de se former et d'explorer toutes les fonctionnalités du logiciel.

• Omettre la sauvegarde des données : un incident peut survenir à tout moment. Il est important de s’assurer de sauvegarder fréquemment les données pour éviter toute perte d’information.

• Négliger la mise à jour du logiciel : les mises à jour contiennent souvent des améliorations et des corrections d'erreurs. Il est donc crucial de les effectuer dès qu'elles sont disponibles.

• Ignorer les alertes du logiciel : elles indiquent généralement des erreurs ou des incohérences dans la gestion comptable. Il est important de les prendre en compte.

• Incohérence dans l'application des méthodes comptables : il faut s’assurer d'appliquer de manière cohérente les méthodes de comptabilité pour éviter toute confusion.

• Insuffisance de contrôles : des vérifications régulières sont nécessaires pour garantir l'exactitude des données saisies.

Combien coûte un logiciel de comptabilité en ligne ?

L'acquisition d'un logiciel de comptabilité engendre divers coûts qu'il est nécessaire d'anticiper. Le coût initial d'achat du logiciel est bien sûr à prendre en compte. Les coûts récurrents sont aussi à considérer. Il peut s'agir du coût d'abonnement pour les logiciels en ligne, de la maintenance du logiciel, des mises à jour régulières ou du support technique. Des coûts supplémentaires peuvent s’ajouter (formation des collaborateurs, implémentation, etc.).

Tous ces coûts doivent être évalués attentivement pour estimer le coût total de possession (TCO) du logiciel.

La souscription à ce type de logiciel se fait sous la forme d’un abonnement mensuel. Le coût de cet abonnement oscille entre 10€ et 100€ HT par mois.