Frais de débours : définition
La refacturation des frais de débours est une étape cruciale de la gestion financière d'une entreprise. Il s'agit d'une pratique qui consiste à transmettre à un client les coûts engagés par l'entreprise pour son compte.
Ces frais peuvent être relatifs à des dépenses diverses, comme des frais de transport, des salaires du personnel détaché ou encore des frais de mission. L’entreprise supporte initialement le montant hors taxe des débours et le refacture ensuite au client.
Bon à savoir : Dans le cadre des débours, le remboursement doit se faire à l'euro près, respectant ainsi le montant exact engagé pour le client. Ces frais n'entrent pas dans le chiffre d'affaires de l'entreprise, car ils sont facturés au nom du client et ne constituent pas une vente ou une prestation de service de l'entreprise.
Il est crucial de conserver tous les tickets de caisse ou factures justifiant ces dépenses pour assurer une transparence totale lors du processus de refacturation.
Exemples de frais de débours
Pour illustrer concrètement la facturation des frais de débours, prenons l'exemple d'un consultant informatique. Celui-ci est mandaté par son client pour acheter du matériel nécessaire à l'exécution de sa mission. Le consultant avance les frais, achète le matériel au nom de son client, conserve les justificatifs et enregistre cette opération dans son livre des comptes : non pas en tant que charge, mais en tant que débours.
Sur sa facture, le consultant distingue clairement cette dépense en la mentionnant séparément de ses honoraires professionnels. Il indique le montant exact de la dépense, sans y ajouter de marge, et affiche clairement le titre des débours. Le client paie alors le montant total de la facture, incluant les frais de débours.
Le consultant se fait rembourser les frais avancés sans que cela n'impacte son chiffre d'affaires ni sa base d'imposition.
Ce principe de débours est largement utilisé par les professionnels indépendants, avocats, notaires et consultants, qui avancent des frais pour le compte de leurs clients.
Les différents types de frais de débours
Trois types de frais de débours existent :
Les frais de transport en débours (aérien, routier, ferroviaire, etc).
Les frais de repas en débours (repas d'affaires ou de consommations lors d'une mission spécifique).
Les frais de port en débours concernent les coûts d'expédition pour l'envoi de marchandises ou de documents.
Ces frais sont ensuite refacturés au client sans aucune marge ajoutée. Notons que les frais kilométriques ne peuvent pas faire l'objet de débours, car ils sont considérés comme des charges d'exploitation de l'entreprise.
Attention, dans certains cas, ces frais peuvent être soumis à la TVA. Il convient donc de bien vérifier les règles fiscales en vigueur pour éviter toute erreur de comptabilisation.
Quelle est la différence entre les frais de débours et les notes de frais ?
Le débours correspond à une somme avancée par le micro-entrepreneur pour le compte du client, avec son approbation. La note de frais correspond, elle, est déductible fiscalement puisqu’elle correspond à une dépense engagée pour le bien de la mission, comme :
un déplacement en voiture ;
un repas d’affaires, etc.
Comment effectuer un débours ?
En termes de comptabilité, les débours sont enregistrés dans un compte de tiers, le compte 467. Ils n'entrent pas dans le chiffre d'affaires de l'entreprise. Cette spécificité vient du fait que ces dépenses ne sont pas liées à l'activité de l'entreprise en elle-même, mais sont effectuées dans le cadre d'un mandat pour le compte d'un client.
Comment faire une note de débours ?
Une note de débours doit comporter les éléments suivants :
le détail des frais engagés par le micro-entrepreneur pour le compte de son client ;
les coordonnées du client et du prestataire ;
le détail du prix de la prestation réalisée ;
le frais de débours imputés ;
le mode de règlement et le délai souhaité.
Il s’agit d’une avance de trésorerie : la facture doit être établie au nom du client comme toute autre facture.
Comment établir un mandat pour les frais de débours ?
Pour instaurer un mandat de débours, il faut d'abord obtenir l'accord écrit du client pour engager des dépenses en son nom. Cette autorisation matérialise le mandat. Le mandat doit être conservé. Il sert de preuve en cas de contestation du client ou de contrôle de l'administration fiscale.
Frais de débours pour auto-entrepreneur et micro-entreprise
Comment facturer les frais de débours en tant qu'auto-entrepreneur ?
En tant qu'auto-entrepreneur, facturer les frais de débours demande une certaine attention :
Distinguez clairement ces frais sur la facture et précisez leur nature. Ces frais doivent être facturés au prix exact auquel ils ont été payés, sans marge ajoutée.
Fournissez au client les justificatifs des dépenses réalisées (factures, tickets, etc.).
Ces frais ne doivent pas être inclus dans le calcul du chiffre d'affaires de l'auto-entrepreneur.
Frais de débours et URSSAF : ce qu'il faut savoir pour l'auto-entreprise
Les frais de débours sont également liés à l'URSSAF pour un auto-entrepreneur. En effet, les débours ne sont pas soumis aux cotisations sociales. Par conséquent, ils ne doivent pas être inclus dans la déclaration de chiffre d'affaires à l'URSSAF.
Pour que ces montants soient exclus de la base de calcul des cotisations sociales, certaines conditions doivent être respectées. Les dépenses doivent être réalisées dans le cadre d’un mandat précis et être strictement refacturées au client sans aucune majoration.
FAQ : Frais de débours
Qui peut effectuer des frais de débours ?
Les micro-entrepreneurs sont autorisés à se faire rembourser des frais de débours.
Comment comptabiliser les débours ?
En comptabilité, les débours sont enregistrés au débit du compte 467, sans impact sur le chiffre d'affaires de l'entreprise.
Doit-on comptabiliser la TVA sur les frais de débours ?
Les frais de débours ne sont généralement pas soumis à la TVA. C'est pourquoi leur comptabilisation nécessite une certaine rigueur. Il faut s'assurer que les frais engagés respectent bien les critères de débours : ils sont avancés pour le compte du client, la facture d'achat est au nom du client, et le client a donné son accord préalable.
Lors de la facturation au client, il faut distinguer ces frais du reste de la facture. Ils doivent être clairement identifiés et la TVA doit être exclue.
