Nos utilisateurs pouvaient déjà gérer leurs notes de frais sur Pennylane, mais vous étiez nombreux à attendre l’inclusion directement au sein de la solution du remboursement forfaitaire des frais des indemnités kilométriques. C’est maintenant chose faite !
Les indemnités kilométriques by Pennylane
Tout comme pour des notes de frais classiques, Pennylane permet à un utilisateur de déclarer et à son responsable de valider ses frais kilométriques. L’indemnité est automatiquement calculée selon la puissance fiscale du véhicule et la distance totale parcourue par l’utilisateur sur l’année.
Une déclaration facilitée
Nous avons fait en sorte de vous faire gagner un maximum de temps lors de la déclaration de vos frais kilométriques :
Mode itinéraire : renseignez votre point de départ et votre point d’arrivée, nous calculons le nombre de kilomètres effectués automatiquement
Aller-retour : précisez en un clic qu’il s’agit d’un aller-retour afin d’éviter une seconde déclaration pour le retour
Fréquence du trajet : indiquez que le trajet est récurrent afin de n’avoir à le déclarer qu’une seule fois
En fonction de vos déclarations, les indemnités auxquelles vous avez droit sont calculées et mises à jour en temps réel, pour une meilleure visibilité sur vos finances.
Migration possible en cours d’année
Vous souhaitez migrer votre gestion des frais kilométriques sur Pennylane en cours d’année ? Aucun problème : l’employé ou l’administrateur peut renseigner sur Pennylane la distance déjà déclarée dans l’ancien outil. Pennylane en tiendra compte dans le calcul des prochaines indemnités.
Comment les indemnités kilométriques se comptabilisent-elles
Sur Pennylane, les indemnités kilométriques se matérialisent en comptabilité une fois qu’elles sont approuvées (tout comme les notes de frais). Elles sont imputées au compte de charge 6259 dédié, et sont associées au compte de tiers 467 pour matérialiser la dette envers l’employé. Il est possible de paramétrer un compte de tiers différent si besoin (421 ou 455).
Aucun document n’est requis : le motif renseigné par l’employé lors de sa déclaration suffit en cas de contrôle.
Gain de temps pour les comptables
Grâce à cette nouveauté, les comptables n’auront plus besoin de vérifier en fin de période les fichiers Excel de leurs clients ou collaborateurs pour les traduire ensuite en écritures comptables. L’information est centralisée dans Pennylane et le traitement des demandes se fait en continu.
Accélération du remboursement
Adieu les retards de remboursement ! Grâce à l'automatisation, les demandes sont traitées plus rapidement, réduisant ainsi les retards de paiement et renforçant la satisfaction des équipes de l’entreprise.
Envie de tester Pennylane pour votre entreprise ? Profitez d’un essai de 15 jours offerts.
