Charge de travail intense, deadlines impossibles, stress et fatigue… l’image de la période fiscale en cabinet n’est pas celle d’un long fleuve tranquille ! Faut-il la craindre pour autant ? Marc Roland-Gosselin, expert-comptable qui a rejoint Pennylane en 2020 après avoir travaillé chez Mazars et dans un cabinet majeur de la place parisienne, nous partage ses conseils pour transformer cette période en expérience positive.
#1 Restez positif : la période fiscale a ses avantages
La période fiscale, c’est un peu le mythe des comptables. Elle fait peur, et revient vite d’une année à l’autre… Mais inutile de dramatiser la situation pour autant : elle a aussi ses côtés positifs !
C’est en effet le moment le plus stimulant de l’année. Tout le travail de l’année s’y dénoue et les clients vous remercient : vous vous sentez utile, avec le sentiment du travail bien fait. Au sein du cabinet, cela crée aussi de bons souvenirs d’équipe, avec des nocturnes au travail qui rapprochent. Même si, il faut bien l’avouer, tout le monde espère ne pas avoir à les revivre.
Personnellement, je garde un beau souvenir d’une année où, à quelques jours de l’échéance du 15 mai, l’équipe avait été totalement solidaire. Chacun avait aidé ceux qui avaient du retard : il n’y avait plus le portefeuille d’untel ou untel, mais un ensemble de dossiers à gérer par l’équipe entière. L’ambiance, sous couvert de stress et de tensions, avait été incroyable. Tout le monde avait apprécié l’état d’esprit qui avait émané naturellement de l’équipe.
Premier conseil donc : prenez les choses du bon côté, votre équipe pourrait bien ressortir de la période fiscale encore plus soudée qu’elle ne l’était !
#2 Anticipez en restant pragmatique
Évidemment, le meilleur conseil reste d’anticiper la période fiscale au maximum. Cela en devient presque une blague entre comptables : tous les ans, à l’issue de la période fiscale, on se promet de mieux s’organiser pour l’an prochain… pour se retrouver finalement au premier janvier sans avoir prévu grand-chose.
Voici donc quelques bonnes pratiques pour vous aider à tenir vos bonnes résolutions :
Tenir un planning des dates de sortie prévues des différents dossiers
Faire un point avec les clients avant le début de la période pour connaître leurs attentes, anticiper leurs besoins et éviter les mauvaises surprises
Mettre en place un point hebdomadaire en interne en amont pour analyser l’avancement des dossiers et anticiper les éventuelles difficultés
L’objectif : ne pas se retrouver le premier mai avec la moitié des dossiers qui ne seraient pas sortis. Pour autant, il n’est jamais facile de respecter le planning prévu à la lettre. Si votre planning affiche une fin de période fiscale à la mi-mars, c’est que vous avez idéalisé la situation. Ce qui ne peut créer que de la déception et de la frustration dans les équipes. Autant donc ne pas surestimer vos capacités… ni celles de vos clients. Le planning se doit d’être réaliste !
#3 Mettez en place un management facilitateur
Vous managez une équipe ? Votre mission consiste bien sûr à répartir équitablement la charge de travail en son sein, ainsi qu’à veiller à l’avancement régulier des dossiers. Faites en sorte que chacun soit conscient des priorités et, le cas échéant, faites des choix pour maintenir un bon rythme de traitement. Il n’y a rien de pire pour les équipes que d’attendre une décision du manager pour pouvoir avancer…
Mais attention, votre rôle ne s’arrête pas là : l’aspect humain est primordial pour maintenir le moral et l’énergie des troupes. Assurez-vous d’abord que votre équipe arrive reposée au départ de la période fiscale, et incitez-les à prendre des vacances à l’issue de celle-ci. Pensez aussi à valoriser vos collaborateurs en les invitant autant que possible dans vos échanges avec les clients.
En un mot : transmettez le positif et déviez le négatif. Jouez votre rôle de paratonnerre avec les clients compliqués pour que vos collaborateurs avancent sereinement. Au contraire, transmettez aux équipes les louanges des clients satisfaits. Et quoi qu’il arrive, ne transmettez pas vos inquiétudes aux équipes : quand le stress vient d’en haut, c’est fini !
#4 Communiquez sur vos éventuelles difficultés
Chaque collaborateur doit être conscient de ses responsabilités pendant la période fiscale. Tout le monde doit avoir une feuille de route claire à laquelle se tenir afin de ne pas avoir à déléguer de missions aux collègues.
Pour autant, n’attendez pas le dernier moment pour signaler que vous rencontrez des difficultés : dès que vous soupçonnez un éventuel problème, faites-en part à votre manager et demandez de l’aide si besoin. Il n’y a rien de pire pour une équipe que d’être mise devant le fait accompli.
Le même conseil vaut d’ailleurs pour vos échanges avec les clients : parlez-leur des éventuels blocages susceptibles d’engendrer des retards. Les clients ne sont pas des robots, ils peuvent comprendre tant que vous faites preuve de transparence ! Gardez en tête par ailleurs qu’ils ne sont pas comptables et ne peuvent donc pas deviner vos besoins : soyez clairs sur les informations et documents qu’ils doivent vous transmettre.
#5 Restez serein face aux clients compliqués
Si la plupart des clients sont sympathiques et compréhensifs, il y en a toujours une minorité pour compliquer le quotidien en cabinet. Première chose à faire face à un tel interlocuteur : essayer de le comprendre. Pourquoi réagit-il ainsi ? Fait-il face à des enjeux particuliers qui expliqueraient son empressement ou son anxiété ? Si oui, en prendre conscience pourrait bien vous permettre de dénouer la situation !
Là aussi, discutez-en avec vos collègues. Vous n’êtes certainement pas le premier à rencontrer le problème, et vous pourriez obtenir des conseils intéressants. En cas de blocage, passez le relais à votre manager : c’est à lui de prendre la main si le dossier prend du retard, pour que vos autres clients n’en pâtissent pas à leur tour.
Quelles que soient les difficultés que vous pourrez rencontrer durant la période fiscale, relativisez : laissez le travail à sa juste place et allez de l’avant sans en faire une affaire personnelle. Protégez votre sommeil au maximum, surtout au début : qui veut aller loin, ménage sa monture. Bonne période fiscale à tous !
