Lancer son cabinet d’expertise comptable, c’est lancer son entreprise et donc devoir assumer une multitude de rôles auxquels la formation en comptabilité et/ou l’expérience en cabinet ne nous ont pas forcément formé.
Il s’agit de définir sa marque, son logo, d’élaborer et d’exécuter une stratégie marketing, de choisir un CRM (Customer relationship management ; votre outil de gestion de la relation client), un outil pour faire signer vos lettres de missions, d’une mutuelle pour vos futurs collaborateurs, de trouver des locaux ou bien encore des outils de communication... Sans oublier : choisir votre outil de production comptable. Et aucun de ces éléments ne peut être négligé !
Chez Pennylane, nous avons créé un cabinet d’expertise comptable “pilote” début 2020. Nous avons été confrontés à tous ces choix, pas toujours évidents.
Nous nous consacrons pleinement désormais au développement de Pennylane, la première plateforme qui réunit logiciel de production pour les experts-comptables et outil de pilotage pour leurs clients.
Cependant, nous avons à cœur de faire bénéficier tous les créateurs de cabinets de notre retour d’expérience. Les experts de ces différents sujets présents en interne sont également à disposition de nos partenaires experts-comptables pour les aiguiller et les conseiller dans ces choix.
Dans cet article, j’ébauche une liste de recommandations sur les différents choix à faire quand on lance son cabinet. Chaque situation est unique et mérite donc une analyse plus approfondie mais cette liste est un bon point de départ. Pour compléter votre lecture, nous vous recommandons également l’article de ma collègue Fanny : “8 outils "startups" pour faciliter la gestion de votre cabinet”.
Pour créer votre premier site web
Votre marque et votre contenu risquent d’évoluer beaucoup dans les premiers mois suivant votre lancement : il faudra les mettre à jour en fonction des retours de vos clients et prospects.
Nous vous recommandons donc vivement à ce stade de construire votre site web via un logiciel de développement de sites — par exemple : Umso, Wix, etc…
Ce choix vous assurera :
Une économie significative par rapport à la collaboration avec une agence ;
Une totale autonomie pour modifier le contenu, sans qu’aucune compétence technique ne soit requise ;
Un site fonctionnel sur ordinateur, tablette et téléphone ;
Des intégrations avec votre CRM, un outil de chat pour échanger avec les visiteurs de votre site… ;
La possibilité de lancer vous-même des campagnes payantes de marketing et d’optimiser le SEO (Search Engine Optimization, l’optimisation nécessaire pour faire apparaître votre site parmi les premiers résultats Google) sans perdre le contrôle de votre budget.
Votre CRM et outil d’automatisation du marketing
La clef d’un lancement réussi de votre cabinet est de bien suivre et piloter votre prospection, notamment en relançant automatiquement les prospects qui n’ont pas encore signé de contrat.
Nous vous recommandons vivement HubSpot pour diverses raisons :
Il s’agit du CRM le plus facile à prendre en main du marché;
Vous pouvez utiliser HubSpot non seulement comme CRM mais également pour réaliser tout le marketing en amont de la signature du contrat par vos clients ;
HubSpot est accessible aux budgets limités, notamment lorsque vous êtes créateur d’entreprise ;
HubSpot se connecte à de nombreux outils tiers, ce qui facilite grandement la gestion de votre activité.
Lors du lancement de Pennylane, nous avons fait le choix de HubSpot comme CRM et l’avons notamment utilisé des façons suivantes :
Lorsqu’une personne remplit un formulaire de contact sur notre site, une fiche contact est automatiquement créée dans HubSpot avec toutes les informations renseignées par la personne — HubSpot propose notamment des modèles de formulaires de contact ;
Nous utilisons également son module de chat, qui nous permet d’échanger avec les prospects (répondre à leurs questions essentiellement) lorsqu’ils sont sur notre site ;
Nous utilisons les modèles de mails ainsi que les séquences de relances ;
Nous utilisons les pages de destination (comme celle-ci) pour proposer des contenus en téléchargement et créer de nouveaux contacts dans notre CRM;
Nous utilisons (fréquemment !) le module de prise de rendez-vous : il permet de partager votre agenda avec votre prospect, qui voit immédiatement à quelles plages horaires vous êtes disponibles et peut ainsi prendre rendez-vous facilement — cette fonctionnalité permet d’économiser un nombre incroyable d’échanges de mails ;
Enfin, nous utilisons la fonctionnalité de suivi des mails offerte par l’extension d’Hubspot. Similaire au suivi des activités d’une facture sur Pennylane, cette extension permet de savoir qui a ouvert votre mail et de centraliser l’ensemble des échanges avec un prospect ou un client au sein de HubSpot, sur la fiche “contact” dédiée à ce prospect ou client.
Un exemple de page de destination créée avec HubSpot :
Pour faire signer électroniquement votre lettre de mission
Nous avons utilisé GetAccept, outil qui permet :
D’automatiser l’envoi des lettres de missions ;
De permettre la signature électronique du document — considérablement plus rapide qu’une signature papier ;
De mettre à jour automatiquement statut de votre prospect dans HubSpot lorsque le document est signé grâce à une intégration des deux outils.
Pour toute la partie juridique
En tant que créateur d’une entreprise, vous n’aurez pas forcément les moyens d’embaucher immédiatement un juriste pour vous assister.
De nouveaux outils permettent cependant de proposer à vos clients des prestations juridiques courantes — sans que vous ayez à y consacrer beaucoup de temps et en ayant l’assurance de la conformité des modèles.
Nous vous suggérons notamment d’explorer la solution AlexLegal, lancée par un avocat et un développeur associés.
Pour facturer et encaisser vos clients
Nous recommandons d’utiliser le module de facturation de Pennylane et, plus spécifiquement, le module de gestion des abonnements.
Pour créer un abonnement, il suffit de renseigner quelques éléments : un produit, un client, une fréquence, un tarif, une date de début et, le cas échéant, de fin. Pennylane se charge ensuite de créer, automatiquement, une nouvelle facture à chaque échéance.
Pour encore faciliter votre gestion commerciale (et votre comptabilité !), nous recommandons d’encourager vos clients à accepter un mandat de prélèvement SEPA via notre partenaire GoCardless.
L’intégration de Pennylane avec GoCardless permet de prélever automatiquement votre client à chaque échéance et de lettrer automatiquement l’encaissement avec la facture correspondante.
L’utilisation du module de gestion des abonnements associée à celle de GoCardless vient remplacer la vieille méthode consistant à établir des factures à la main, à importer ensuite un fichier de prélèvement SEPA dans votre banque, puis à lettrer chaque facture avec son encaissement. Cette alternative vous assure de toujours être à jour de vos encaissements et de gagner un temps précieux sur votre gestion.
Pour fluidifier la communication interne et gagner en productivité
Nous utilisons Google Suite qui est, à nos yeux, la solution la plus complète et facile à utiliser. Elle permet d’accéder à tous les services mis à disposition par Google sans coût additionnel :
Gmail : envoi de mails ;
Google Calendar : gestion du planning ;
Google Meet : outil de visioconférence ;
Google Drive : stockage et partage de documents, qui peut servir de GED ;
Google Docs et Google Sheets : permettent de collaborer efficacement sur de l’édition de documents en traitement de texte ou feuilles de calcul.
Une alternative plus classique est la Suite Microsoft qui fournit à peu près les mêmes services. Nous la trouvons cependant plus complexe à administrer et elle requiert souvent l’aide d’un tiers pour être mise en place.
Au-delà des aspects mentionnés plus haut, il faut souvent prévoir une solution de téléphonie pour échanger avec vos prospects et clients.
Deux solutions s’offrent à vous :
Fournir un téléphone portable à chacun de vos collaborateurs ;
Une solution de VOIP (Voice Over Internet Protocol) : un numéro de téléphone utilisable depuis l’ordinateur. Par exemple : Aircall, qui dispose d’une intégration avec Hubspot et permet ainsi de renseigner toutes les communications avec les prospects et clients au sein du CRM.
Pour la gestion électronique des documents
Plusieurs options s’offrent à vous :
Utiliser la fonctionnalité de stockage et de partage de documents de Google (Drive) ou Microsoft (Sharepoint) ;
Faire appel à la startup Welyb, qui propose un outil de GED moderne partagé entre votre cabinet et vos clients, avec une arborescence personnalisée à chaque partie.
J’espère que ces conseils vous seront utiles. Si vous cherchez à échanger avec d’autres créateurs de cabinets ou des experts-comptables plus expérimentés, je vous invite à rejoindre le Club des Experts, la première communauté dédiée aux experts-comptables et au développement de leur activité.
