👆 La mission principale chez Pennylane est de tenir la comptabilité de nos clients au fil de l’eau : concrètement, cela revient à traiter au jour le jour les factures transmises sur la plateforme et à assurer le rapprochement bancaire. Cela permet au client de piloter son activité grâce à des données comptables (trésorerie, balance générale, factures clients et factures fournisseurs) mises à jour en temps réel. Ainsi la comptabilité devient utile et les dirigeants peuvent se servir de la donnée produite par leur comptable pour piloter leur activité. 😎
Quels sont les challenges opérationnels auxquels Pennylane fait face ? 💡
Aujourd’hui, Pennylane est en forte croissance : le nombre de clients a été multiplié par 7 depuis janvier 2020 et le nombre de factures que nous traitons chaque semaine a été multiplié par 15. Afin de continuer à offrir une expérience client adaptée et tenir notre engagement, nous avons fait en sorte que nos équipes opérationnelles soient capables de bien prioriser leur travail et de suivre leurs progrès. 🧐
Pour ce faire, nous utilisons Metabase 📈 : un outil qui nous permet de traquer différents indicateurs et donc de réagir dans l’immédiat afin de tenir notre promesse d’une comptabilité tenue au fil de l’eau. Par exemple : le nombre de transactions ou factures en attente de traitement, le nombre de justificatifs manquants, les délais des déclarations obligatoires etc.
Concrètement, comment utilise-t-on Metabase chez Pennylane ? 💡
Chez Pennylane, Metabase s’utilise de différentes manières. En voici quelques exemples
Exemple 1 : Diagramme montrant le nombre de factures en attente de traitement par semaine.
👉 Ici, chaque bâton du diagramme représente une semaine : en passant sur la souris sur la partie rouge, nous pouvons connaître le nombre exact de factures en attente de traitement à l’instant T. Cela nous permet d’évaluer notre productivité et le nombre factures qu’il nous reste à traiter pour la semaine.
Exemple 2 : Graphique montrant le nombre de factures remontées sur la plateforme et en attente de traitement pour chaque entreprise cliente
👉 Ici, chaque bâton du diagramme représente une entreprise : en passant la souris sur la partie verte, nous pouvons savoir combien de factures ont déjà été traitées pour une entreprise, en passant la souris sur la partie rouge, combien de factures sont en attente de traitements. Ce graphique est très utile à l’équipe comptabilité qui peut désormais identifier et traiter les justificatifs importés sur la plateforme le plus rapidement possible pour une entreprise donnée.
Exemple 3 : Graphique montrant le nombre de factures remontées sur la plateforme et en attente de traitement pour chaque entreprise cliente
👉 Pour l’équipe produit, il est nécessaire de connaître la performance des outils mis à disposition de nos clients pour faciliter la remontée des justificatifs. L’OCR, qui permet de lire le contenu des factures uploadées par nos clients, est en constante amélioration. Ce graphique est un très bon moyen de savoir si l’OCR a reconnu le montant exact des documents de nos clients, et ce pour chaque jour de l’année.
📌 Pour plus d'informations sur la manière dont nous utilisons Metabase : https://www.pennylane.tech/contact
