Vous pensez que la comptabilité représente la seule gestion des registres financiers d'une entreprise ? Alors vous passez à côté de son plein potentiel ! La comptabilité analytique est en effet un outil de choix pour mieux comprendre vos coûts et améliorer votre rentabilité. Elle se concentre sur l'affectation des coûts de l'entreprise à des activités, des produits ou des services spécifiques, plutôt que de les classer dans des catégories générales. L’objectif : vous permettre de mieux appréhender vos centres de coûts, et d'identifier des moyens d'optimiser les dépenses.
Qu’est-ce qu’un code analytique ?
Un code analytique est un code affecté à un document et/ou à une écriture comptable pour mieux suivre un produit ou une activité de l'entreprise et permettre la production d’une information financière plus granulaire.
Appliquer des codes à vos dépenses vous permet de suivre vos indicateurs de performance de manière précise et granulaire : ratios, marge, rentabilité, etc.
Exemple de code analytique:
Prenons l’exemple d’une entreprise ayant des activités à Marseille et à Paris et gérant des projets de construction et rénovation.
Pour piloter efficacement son entreprise, l’équipe de direction aimerait suivre et comparer la rentabilité des différentes zones géographiques et activités. Pour ce faire, le DAF de cette entreprise crée autant de catégories qu’il/elle le souhaite et y associe des labels et codes qui correspondent aux différentes possibilités et analyses souhaitées. Par exemple :
Le projet de construction à Marseille avec le libellé Project CONS Marseille et le code COMAR
Le projet de rénovation à Marseille avec le libellé Project RENOV Marseille et le code REMAR
Le projet de construction à Paris avec le libellé Project CONS Paris et le code COPAR
Le projet de rénovation à Paris avec le libellé Project RENOV Paris et le code REPAR
Prenons l’exemple d’une facture de 1000 € qui doit être répartie comme suit :
60 % pour le projet de construction à Paris
40 % pour le projet de rénovation à Marseille
Montant | Code |
600 € | COPAR |
400 € | REMAR |
L’usage des codes analytiques permet une analyse financière granulaire en répartissant efficacement le coût de cette facture au bon projet et à la bonne localisation.
Pourquoi mettre en place de l’analytique ?
L'utilisation de l’analytique et des codes analytiques sur Pennylane offre quatre avantages majeurs :
1. Identification des produits ou services rentables : avec une analyse approfondie, les entreprises peuvent identifier les produits ou services qui génèrent le plus de revenus et ceux qui pourraient causer des pertes.
2. Aide à la prise de décision : que ce soit pour fixer des prix, évaluer la rentabilité ou décider d'arrêter une ligne de produits, la comptabilité analytique fournit des informations essentielles.
3. Budget : l’analytique aide à prévoir les coûts futurs, à planifier les budgets et à allouer les ressources efficacement.
L’exploitation de codes, en plus des libellées, permet aussi une collaboration efficace avec votre expert comptable ou comptable. Les notions de codes et libellés sont utilisables comme vous le souhaitez et selon vos préférences. Ainsi, votre comptable habitué aux codes peut utiliser cette notion, tandis que les équipes moins familières avec les codes peuvent continuer à utiliser les libellés, qui sont plus explicites.
Comment exploiter les codes analytiques avec Pennylane ?
Avec Pennylane, vous pouvez créer en quelques clics vos codes analytiques :
Pennylane vous permet également d’importer facilement des catégories et codes : particulièrement utile si vous avez un grand nombre de catégories à créer, si vous souhaitez migrer vos catégories depuis un autre outil, ou si vous gérez plusieurs entités sur Pennylane et voulez assurer une cohérence entre elles en utilisant exactement les mêmes catégories.
Une fois créés, vous pouvez retrouver et ajouter ces codes analytiques à toutes vos transactions, factures de vente et factures d'achat. Pour l’analyse de vos données, direction ensuite l’export du Grand livre, sur lequel vous visualisez les écritures avec les codes et les libellés des catégories.
Comment faire durer la pratique de l’analytique dans le temps ?
Comme toute bonne pratique financière, l’analytique nécessite un peu de discipline pour vous apporter sa valeur à long terme. Il ne s’agit pas de créer des codes pour qu’ils soient oubliés trois mois après… Il est donc particulièrement important de former tous vos utilisateurs à la compréhension et à l'utilisation du système de codes analytiques que vous mettez en place. L’objectif : que chaque utilisateur applique les bons codes aux mêmes types de transactions et factures.
Pensez également à vérifier régulièrement que vos catégories et codes analytiques restent exacts et pertinents, en suivant l’évolution de votre business.
