Vos factures de vente et d’achat contiennent une mine d’or d’informations pour votre business. Savoir analyser vos données comptables, c’est le point de départ d’une prise de décision éclairée, pour un business model et des processus commerciaux optimisés ! Suivez le guide.
Pourquoi analyser vos données comptables ?
Analyser vos données comptables sera particulièrement intéressant si votre entreprise traite un grand nombre de factures fournisseurs et de factures d’achats chaque mois. Il est possible que vous ayez alors des difficultés à obtenir une vue d’ensemble claire de vos dépenses, ou encore à suivre les paiements en retard.
Analyse des données de vos factures : cas d’usage intéressants
En analysant vos données comptables, vous pourrez atteindre différents objectifs. Les plus courants sont les suivants :
Analyser vos dépenses par client : identifiez les clients qui génèrent le plus de factures, ceux qui sont les plus rentables, ou encore ceux qui sont en retard de paiement. Vous pourrez ainsi consacrer le niveau de soin nécessaire à la relation, négocier des conditions de paiement sur la base d’informations fiables, mais aussi identifier des opportunités de croissance. Si vos clients les plus rentables ont des caractéristiques communes par exemple, vous pourrez concentrer vos efforts commerciaux sur des prospects correspondants à leur profil.
Optimiser la performance de vos produits ou services : identifier les produits les plus et les moins vendus, ceux qui génèrent le plus de coûts ou encore ceux qui subissent une saisonnalité forte. Sur la base de ces informations, prenez des décisions éclairées sur votre gestion des stocks, vos différentes stratégies de vente, ou encore cherchez à optimiser vos coûts.
Les retards de paiement nuisent parfois à votre trésorerie ? Notre livre blanc de bonnes pratiques pour les éviter pourrait vous intéresser !
Comment analyser vos données comptables ?
Étape 1 : centralisez vos données à l’aide d’un outil de gestion financière
Pour pouvoir analyser correctement vos données comptables, celles-ci doivent être facilement accessibles depuis un même endroit. L’objectif : éviter d’ouvrir plusieurs dossiers et logiciels et de compiler des données à la main !
Pour cela, une solution de gestion financière et de comptabilité tout-en-un comme Pennylane est idéale :
automatisation de la collecte des données (transactions et suivi des factures de ventes et d’achats), et mise à jour en temps réel ;
analyse simplifiée grâce à une interface dédiée : filtres des données de facturation disponibles par types de factures (ventes/achats), par client/fournisseur, par statut de paiement ou encore par catégorie.
Étape 2 : Catégorisez vos factures
Ne vous en tenez pas aux filtres standards pour analyser vos données comptables ! Afin de personnaliser votre analyse, catégorisez en amont vos factures selon des critères qui vous sont propres : types de matériaux, niveaux de coûts de production…
Avec Pennylane, vous pouvez automatiser cette catégorisation en définissant des règles qui attribuent une catégorie à certaines factures selon leur libellé ou le nom de leur fournisseur par exemple.
Étape 3 : Filtrez les factures qui vous intéressent
En fonction de la question que vous vous posez, rendez-vous dans votre module analytique et créez une vue basée sur les données que vous souhaitez analyser. Vous pouvez pour cela filtrer les factures concernées, notamment selon les catégories définies lors de l’étape 2.
Prenez également en compte la période analysée et filtrez les factures à prendre en compte selon la période ciblée.
Étape 4 : Analysez vos données et prenez de meilleures décisions
Maintenant que vous observez les données qui vous intéressent, analysez donc les indicateurs pertinents, par exemple :
total des ventes avec leur répartition selon le statut de paiement (en retard / à venir / encaissé)
total des achats avec le détails des factures à payer / payées / en attente
meilleurs clients
mauvais payeurs
Fort de cette analyse, à vous de prendre les meilleures décisions possibles pour optimiser votre stratégie, vos relations clients ou vos processus de vente et de facturation.
À noter : cette analyse sera facilitée par l’adoption en France de la facture électronique, qui rendra disponible des données structurées jusqu’au niveau de la ligne du produit/service
Découvrez les rapports analytiques Pennylane
Le module de pilotage et trésorerie de Pennylane évolue ! Vos données comptables peuvent désormais être analysées en un coup d’œil grâce aux rapports analytiques :
Centralisation de l’analyse de vos données de transactions et de factures de vente et d’achat sur une même page
Plus grand nombre d’indicateurs suivis
Visualisation des données personnalisables (par statut, par client, par fournisseur, par catégorisation)
Téléchargement facile de vos rapports
L’objectif : vous faire gagner en productivité grâce à une visualisation rapide et intuitive de la donnée comptable directement dans Pennylane.
Et ce n’est pas fini ! D’autres améliorations sont encore en préparation, avec notamment l’arrivée prochaine de graphiques avancés automatiquement remplis.
Conclusion
On prend le pari que vous allez bientôt adorer analyser vos données comptables ! Envie d’un outil de facturation et d’analyse financière comprenant également un compte professionnel et un outil de comptabilité complet ? Testez Pennylane gratuitement pendant 15 jours.
